W życie weszła już pierwsza nowelizacja ustawy o PPK, która w stosunku do pierwotnego projektu objęła swoim zakresem zmianę w szeregu przepisów.

Oprócz zmian typowo redakcyjnych zmiana objęła w szczególności następujące zagadnienia:

• objęcie definicją osoby zatrudnionej także osób przebywających na urlopach wychowawczych lub pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego,
• zmiana definicji wynagrodzenia będącego podstawą obliczania wpłat do PPK – wpłaty do PPK będą obliczane od podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe uczestnika PPK bez stosowania ograniczenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 tej ustawy, co oznacza, że w przypadku osób, których podstawa wymiaru składek przekracza 30-krotność przeciętnego wynagrodzenia będą zobowiązane do obliczania wpłat do PPK także od nadwyżki ponad ten limit,
• wprowadzenie rocznego limitu wpłat i dopłat do PPK w wysokości 50.000,00 dolarów amerykańskich,
• zniesienie rocznego okresu ważności deklaracji w sprawie obniżenia wysokości wpłaty podstawowej,
• zniesienie obowiązku dokonywania wpłat do PPK w terminie do końca miesiąca, w  którym wpłaty zostały pobrane, w przypadku gdy wynagrodzenie wypłacane jest w terminie krótszym niż miesiąc – obecnie wszystkie wpłaty do PPK dokonywane są do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wpłata została obliczona i pobrana,
• obowiązek zawarcia umów o PPK przez podmioty, w których liczba osób zapisanych do PPE spadła poniżej 25% stanu zatrudnienia.

Decyzja co do tego, gdzie powinien być przechowywany wniosek o urlop przypadający latem 2019 r., który został złożony przed zmianami przepisów zależy od tego, gdzie pracodawca przechowywał takie dokumenty przed zmianami przepisów – takie stanowisko w dniu 21 maja 2019 roku przyjął resort rodziny. W sytuacji gdy wniosek był w części B akt osobowych, to decyzja należy do pracodawcy, gdyż w § 21 rozporządzenia w sprawie dokumentacji przyjęto, że przystosowanie dotychczasowej dokumentacji do nowych wymagań jest fakultatywne. Ciekawostką jest jednak stanowisko, zgodnie z którym w przypadku przechowywania urlopów poza aktami nie ma możliwości dołączenia takich wniosków do nowej dokumentacji urlopów wypoczynkowych, gdyż powstały one przed zmianą stanu prawnego. W tym przypadku wniosek o urlop na lipiec 2019 r. nie będzie w dokumentacji urlopowej z 2019 r. tylko pozostanie w dokumentacji z 2018 r. Pojawia się zatem pytanie, czy coś grozi pracodawcom, którzy dołączą takie wnioski do dokumentacji prowadzonej na podstawie nowych przepisów? Odpowiedź jest jednoznaczna, nic nie grozi, a więc wbrew stanowisku MRPiPS wnioski takie mogą być umieszczane albo w starej albo w nowej dokumentacji.

Stanowisko MRPiPS zostało opublikowane w wydaniu Dziennika Gazeta Prawna (Dodatek Kadry i Płace) z dnia 6 czerwca 2019 r.

Zmiany zapowiedziane w przyjętym przez rząd Wieloletnim Planie Finansowym Państwa na lata 2019-2022 w zakresie ustalania prawa do zasiłków obejmują zarówno zasiłek chorobowy, macierzyński jak i opiekuńczy.

Oznacza to, że nabycie prawa do zasiłków, w tym również macierzyńskiego i opiekuńczego, nie będzie możliwe od pierwszego dnia ubezpieczenia chorobowego.

Zmianie ulegnie również okres wyczekiwania na zasiłek i zostanie on wydłużony:

– 90 dni dla ubezpieczonych obowiązkowo (np. pracownicy) – obecnie jest to 30 dni,

– 180 dni dla ubezpieczonych dobrowolnie (np. osób prowadzących działalność pozarolnicza i osób współpracujących z nimi) – obecnie jest to 90 dni,

Zmiany przyjęte w dokumencie wprowadzają nową zasadę, zgodnie z którą, powstanie prawa do nowego okresu zasiłkowego będzie możliwe tylko wówczas, gdy ponowne zachorowanie nastąpi po upływie 90 dni od zakończenia poprzedniej niezdolności do pracy. Nie ma przy tym znaczenia czy zachorowanie jest spowodowane tą samą, czy inną przyczyną niezdolności do pracy.

Obecnie do okresu zasiłkowego wlicza się okresy nieprzerwanej niezdolności do pracy, także z różnych przyczyn. Natomiast gdy występuje przerwa w niezdolności do pracy i zachorowanie z tej samej przyczyny, to okresy przed przerwą i po przerwie wlicza się do jednego okresu zasiłkowego, o ile przerwa nie przekracza 60 dni. Jeśli występuje przerwa w niezdolności do pracy i zachorowanie po przerwie jest z innej przyczyny (nawet po 1 dniu przerwy) – powstaje prawo do nowego okresu zasiłkowego.

Źródło: Wieloletni Plan Finansowy Państwa na lata 2019-2022 (przyjęty przez Radę Ministrów 24 kwietnia 2019 r.)

Przepisach ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych jak również przepisy wykonawcze dotyczące dokumentacji pracowniczej, nie precyzują okresu przechowywania przez pracodawcę dokumentacji związanej z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi (PPK).

Przepisy ustawy wskazują dwie daty, które należy brać pod uwagę podczas określania okresu przechowywania powyższej dokumentacji:

• pięć lat, gdyż tyle wynosi okres przedawnienia roszczeń z tytułu wpłat do PPK (art. 29 ust. 2 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych, Dz.U. poz. 2215)
• cztery lata w zakresie deklaracji o rezygnacji, gdyż co cztery lata od 1 kwietnia podmiot zatrudniający dokonuje ponownie wpłat na PPK, chyba że uczestnik znowu zrezygnuje (art. 23 ust. 2, 5 i 6 ustawy o PPK).

Urząd Ochrony Danych Osobowych w stanowisku z 6 maja 2019 r. wskazuje na możliwość przechowywania dokumentacji związanej z odprowadzeniem wpłat na PPK przez okres zatrudnienia oraz 10 lub 50 lat po jego ustaniu. UODO wskazał, iż dokumentacja taka stanowi część dokumentacji, o której mowa w art. 125a ust. 4 lub 4a ustawy z 17 grudnia 1999 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1270 ze zm.).

Wydaj się jednak, że w przypadku deklaracji o rezygnacji pracownika z uczestnictwa w PPK, okres przechowywania nie powinien być dłuższy niż do czasu złożenia przez niego kolejnej rezygnacji. W związku z tym, iż deklaracje o rezygnacji z uczestnictwa w PPK nie stanowią dokumentacji płacowej, okres ich przechowywania będzie wynosił zatem cztery, a nie 50 lub 10 lat.

Stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych w związku z przechowywaniem dokumentacji PPK zostało opublikowane w wydaniu Dziennik Gazeta Prawna (Dodatek Kadry i Płace) z dnia 30 maja 2019 r.

Stanowisko w sprawie okresu przechowywania dokumentacji związanej z zatrudnianiem zleceniobiorców zajął Urząd Ochrony Danych Osobowych.

Zgodnie ze stanowiskiem Urzędu, zleceniodawca powinien określać okres przechowywania dokumentacji zleceniobiorcy w oparciu o:

• czas trwania umowy,
• okres przedawnienia roszczeń,
• obowiązki wynikające z przepisów prawa.

Niestety Urząd Ochrony Danych Osobowych nie wskazał konkretnego okresu, przez który należy przechowywać dokumentację zleceniobiorców. Rozbieżności w terminach wynikają z faktu, iż różne akty prawne określają różne terminy przedawnienia roszczeń, i tak:

• okres przedawnienia roszczeń zgodnie z zgodnie z art. 751 k.c. wynosi najczęściej tyko dwa lata,
• okres przechowywania dokumentacji dotyczącej potwierdzenia liczby godzin przepracowanych przez zleceniobiorcę, zgodnie z art. 8c ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę wynosi trzy lata,
• wypłata wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia może podlegać oskładkowaniu, a roszczenia z tytułu składek przedawniają się dopiero po upływie pięciu lat, od dnia w którym stały się wymagalne (art. 24 ust. 5 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, tj. Dz.U. z 2019 r. poz. 300).

W związku z powyższym, pomimo tego iż dokumentacja dotycząca umów zlecenia powinna być przechowywana co najmniej przez trzy lata, to najwłaściwszym terminem wydaje się pięć lat.

Stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych w związku z przechowywaniem dokumentacji umów zlecenia zostało opublikowane w wydaniu Dziennik Gazeta Prawna (Dodatek Kadry i Płace) z dnia 30 maja 2019 r.

Rząd po raz kolejny zmienił projekt wzoru deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.

Na szczęście nowy projekt nie powraca do pierwszego zaproponowanego przez Rząd wzoru, w którym pracownik musiał aż siedmiokrotnie złożyć podpis pod deklaracją, aby wypisać się z PPK. Obecny projekt wprowadza jedynie zmiany czysto techniczne i doprecyzowujące. Nadal więc pracownik w celu rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK będzie musiał złożyć tylko jeden podpis.

Należy jednak pamiętać, że nadal piszemy o projekcie wzoru deklaracji, a więc czas pokaże jak będzie wyglądał ostatecznie wzór deklaracji, którą będziemy składali.

Wzór kolejnego projektu deklaracji można znaleźć pod następującym linkiem:

https://legislacja.rcl.gov.pl/docs//502/12320651/12566632/dokument395387.pdf

Wprowadzony od 4 maja 2019 r. do Kodeksu pracy wymóg „niezbędności” danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia należy zdaniem UODO interpretować jako podanie danych koniecznych dla udokumentowania spełnienia wymagań niezbędnych do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, które zostały określone przez pracodawcę w ogłoszeniu o pracę. Stanowisko takie Urząd Ochrony Danych Osobowych zaprezentował 9 maja 2019 r., co jest bardzo ważne dla pracodawców, gdyż mogą oni nadal w pełni weryfikować dokumentację przyszłych pracowników pod kątem postawionych w ogłoszeniach rekrutacyjnych wymagań.

Stanowisko UODO w całości zostało opublikowane w dzisiejszym wydaniu Dziennika Gazeta Prawna w dodatku Kadry i Płace.

Urząd Ochrony Danych Osobowych potwierdził w swoich oficjalnych stanowiskach z dnia 21 marca i 12 kwietnia 2019 r., że z przepisów prawa powszechnie obowiązującego nie wynika wyraźnie termin przechowywania dokumentacji dotyczącej chorób zawodowych, która nie stanowi dokumentacji pracowniczej w rozumieniu przyjętym po zmianach od 1.1.2019 r. W związku z czym UODO rozważa wystąpienie do MRPiPS o podjęcie działań legislacyjnych w tym obszarze.

Do tego czasu to pracodawcy jako administratorzy danych osobowych muszą ustalić takie terminy samodzielnie, kierując się zasadą ograniczenia przechowywania danych osobowych wynikającą z RODO. Przy podejmowaniu takich decyzji powinni się kierować rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 czerwca 2009 r. w sprawie chorób zawodowych, które przewiduje zróżnicowane okresy, w których wystąpienie udokumentowanych objawów chorobowych upoważnia do rozpoznania choroby zawodowej pomimo wcześniejszego zakończenia pracy w narażeniu zawodowym.

Stanowiska UODO w całości zostały opublikowane w Dzienniku Gazecie Prawnej z dnia 9 maja 2019 r. w dodatku Kadry i Płace.

Zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców reguluje art. 25 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (tj. Dz.U. z 2012 r., poz. 1155 ze zm.). Przewiduje on 5 form prowadzenia ewidencji. Zatem do kierowców nie ma zastosowania art. 149 k.p. dotyczący ewidencji czasu pracy oraz uzupełniające go szczegółowe zasady dotyczące treści (zakresu) kart ewidencji czasu pracy pracowników wynikające z § 6 pkt 1 lit. a) rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369). Potwierdziło to oficjalnie Ministerstwo Infrastruktury w swoim stanowisku z dnia 29 stycznia 2019 r.

Zgodnie jednak z kolejnym stanowiskiem Ministerstwa Infrastruktury z dnia 12 lutego 2019 r. dla kierowców należy prowadzić zarówno akta osobowe jak i nowe rodzaje dokumentacji pracowniczej wprowadzone od stycznia 2019 r. podobnie jak dla ogółu pracowników. Przepis szczególny dotyczy bowiem jedynie wyglądy karty ewidencji czasu pracy, a nie całości dokumentacji kierowców.

Stanowiska MI w całości zostały opublikowane w Dzienniku Gazecie Prawnej z dnia 9 maja 2019 r. w dodatku Kadry i Płace.

Resort pracy w stanowisku z 15 kwietnia 2019 r. przyjął, że jest możliwe przechowywanie poszczególnych części dokumentacji pracowniczej w różnych postaciach – papierowej albo elektronicznej. W jego ocenie jednak nie należy tego utożsamiać z możliwością przechowywania w odmiennych postaciach dokumentów wchodzących w skład poszczególnych części dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Zróżnicowanie postaci prowadzonej dokumentacji może się w ocenie MRPiPS ograniczyć wyłącznie do wyodrębnionych w § 6 rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2019 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369) części, tj. odrębnie dla lit a, b, c, d w pkt 1, oraz pkt 2, 3 i 4 tego przepisu.

MRPiPS podzieliło zatem dokumentację z § 6 ww. rozporządzenia na 7, a nie na 4 części jak robili to dotychczas eksperci z zakresu prawa pracy. Dotychczas przyjmowano, że czas pracy to jedna część dokumentacji, a resort pracy przyjął, że nie, uznając, że są to 4 dokumentacje powiązane tematycznie. Stanowisko takie jest bardzo korzystne dla pracodawców, gdyż dzięki temu mogą oni prowadzić ewidencję czasu pracy elektronicznie, a wnioski pracowników dotyczące czasu pracy przechowywać w postaci papierowej.

Dokładna analiza problemu i całe stanowisko MRPiPS są opublikowane w dzisiejszym Dzienniku Gazeta Prawna w dodatku Kadry i Płace. Powyższe stanowisko będzie szczegółowo analizowane podczas naszej Konferencji w dniu 10 maja oraz podczas szkoleń prowadzonych przez Łukasza Prasołek w dniach 14 i 24 maja. Serdecznie zapraszamy do udziału w powyższych wydarzeniach.