Archiwa Blog - Praktyczne Szkolenia Prasołek & Sawicki Sp. J.

Okres rozliczeniowy – zarządzanie czasem pracy pracownika

Na co wpływa okres rozliczeniowy?

W przeciwieństwie do doby i tygodnia, które mają legalne definicje w Kodeksie pracy nie znajdziemy w przepisach wyjaśnienia, jak rozumieć pojęcie „okres rozliczeniowy”. Jest to jednak okres czasu mierzony w tygodniach lub częściej w miesiącach, w ramach którego pracodawca zarządza czasem pracy pracownika.

Jakie mogą być długości okresów rozliczeniowych?

Długości okresów rozliczeniowych wahają się w Kodeksie pracy od 4 tygodni do maksymalnie 12 miesięcy, z tym że bez specjalnego trybu wydłużania okresu rozliczeniowego związanego z poinformowaniem o tym fakcie PIP pracodawcy mogą wprowadzić maksymalnie okres rozliczeniowy nie przekraczający 4 miesięcy.

UWAGA! Wszystkie przepisy Kodeksu pracy określają maksymalne długości okresów rozliczeniowych, gdyż zawierają zwrot „nieprzekraczającym …. miesięcy”, a więc konkretna długość okresu musi wynikać z decyzji pracodawcy. Dodatkowo nie wystarczy wpisać w przepisach wewnątrzzakładowych, że okres wynosi 3 miesiące, tylko trzeba jeszcze określić precyzyjnie, jak są liczone okresy rozliczeniowe, gdyż 3 miesiące wcale nie muszą oznaczać kwartału w roku kalendarzowym.

Najkrótszy okres rozliczeniowy dotyczy systemu pracy w ruchu ciągłym i wynosi do 4 tygodni, w przypadku systemów weekendowego i skróconego tygodnia pracy okres rozliczeniowy nie powinien przekraczać 1 miesiąca, a w systemie podstawowym 4 miesięcy. Bardziej skomplikowane są reguły dotyczące długości okresu rozliczeniowego w przypadku równoważnego systemu czasu pracy, gdyż punktem wyjścia jest okres rozliczeniowy nie przekraczający 1 miesiąca, ale w szczególnie uzasadnionych przypadkach można go przedłużyć do 3 miesięcy, a przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych nawet do 4 miesięcy. W przypadku niektórych systemów nie ma wprost w przepisach regulacji dotyczącej okresu rozliczeniowego, a dotyczy to przede wszystkim zadaniowego czasu pracy, i wtedy przyjmuje się długość okresu rozliczeniowego dla podstawowego systemu czasu pracy.

Od 2013 r. wprowadzono do Kodeksu pracy możliwość wydłużenia okresu rozliczeniowego w każdym systemie czasu pracy do 12 miesięcy, co wymaga zawarcia porozumienia zbiorowego z przedstawicielami załogi oraz przesłania jego kopii do PIP. Zagadnieniu 12-miesięcznych okresów rozliczeniowych zostanie poświęcony jednak odrębny wpis na blogu.

Skąd wynika długość okresu rozliczeniowego?

Długość okresu rozliczeniowego wynika z jednego z 3 dokumentów obowiązujących u pracodawcy: układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy lub obwieszczenia o czasie pracy, które dotyczy najmniejszych podmiotów zatrudniających do 49 pracowników.

W praktyce jest to decyzja pracodawcy, podyktowana jednak częściowo wybranym systemem czasu pracy, który przewiduje maksymalną długość, jaka może być zastosowana.

W praktyce nie ma żadnych przeciwwskazań, aby u jednego pracodawcy stosowanych było kilka długości okresu rozliczeniowego dla różnych grup pracowników. Powyższe wymaga tylko precyzyjnego podziału pracowników na grupy, aby w razie kontroli PIP nie budziło wątpliwości, jaki okres rozliczeniowy obowiązuje kontrolowanego pracownika.

Czy okresy rozliczeniowe mogą przypadać na przełomie roku kalendarzowego?

Przepisy prawa pracy poza długością okresu rozliczeniowego nie regulują nic więcej, a więc nie ma formalnych przeciwwskazań, aby okresy rozliczeniowe przypadały na przełomie roku kalendarzowego. Można powiązać długości okresów rozliczeniowych z rokiem finansowym stosowanym w spółce lub z innymi czynnikami wpływającymi na zapotrzebowanie na pracę, np. sezonowością, czy cyklem produkcyjnym, porami roku itp. Przykładem branży, w której są stosowane 3-miesięczne okresy rozliczeniowe na przełomie roku (listopad – styczeń lub grudzień – luty) jest branża retail, w której grudzień jest okresem najbardziej nasilonej pracy, wymagającym dużej liczby nadgodzin, a więc trudnym operacyjnie rozwiązaniem byłoby kończenie okresu rozliczeniowego właśnie z dniem 31 grudnia. Dzięki okresowi rozliczeniowemu przypadającemu na przełomie roku możliwe jest natomiast rekompensowanie w naturze nadwyżek przepracowanych godzin na początku kolejnego roku kalendarzowego, co wiąże się z mniejszymi kosztami poniesionymi przez pracodawcę z tytułu wynagrodzenia za godziny nadliczbowe.

Okres rozliczeniowy przypadający na przełomie dwóch lat kalendarzowych nie ma wpływu na zasady organizacji oraz planowanie czasu pracy pracowników, ale w zakresie nadgodzin komplikuje sposób wliczania godzin nadliczbowych do ich rocznego limitu. Limit ten dotyczy bowiem roku kalendarzowego, a więc nadgodziny z okresu przypadającego na przełomie 2 lat trzeba wliczyć częściowo do jednego rocznego limitu i częściowo do drugiego.

Jakie funkcje pełni okres rozliczeniowy?

Okres rozliczeniowy pełni w praktyce 3 funkcje:

jest okresem, na który ustalamy wymiar czasu pracy do przepracowania dla pracowników, zgodnie z algorytmem przyjętym w Kodeksie pracy,
jest okresem, na który układamy harmonogramy czasu pracy dla załogi,
jest okresem w skali którego rozliczamy nadgodziny, w szczególności ustalamy, czy doszło do przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.

Długość okresu rozliczeniowego wpływa na możliwość elastycznego zarządzania czasem pracy, gdyż w przypadku 2-4 miesięcznych okresów rozliczeniowych nie są dla pracodawcy wiążące wymiary czasu pracy z poszczególnych okresów miesięcznych wchodzących w jego skład, a znaczenie ma jedynie globalny wymiar dla całego okresu. Pozwala to z kolei na nierównomierne planowanie czasu pracy w skali okresu i dostosowanie liczby planowanych godzin pracy do potrzeb biznesowych.

Na czym polega nierównomierny rozkład czasu pracy?

Nierównomierny rozkład jest możliwy, gdy pracodawca stosuje minimum 2 miesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy, ale jest on bardziej efektywny przy dłuższych okresach rozliczeniowych. Polega on na tym, że planując czas pracy do przepracowania w okresie rozliczeniowym dzielimy globalny wymiar czasu pracy w takim okresie na części w oparciu o potrzeby pracodawcy, pilnując jedynie aby suma zaplanowanego czasu pracy zgadzała się z wymiarem w całym okresie rozliczeniowym.

Zatem, jeśli wymiar dla 3-miesięcznego okresu, czyli 4 kwartału w 2024 r. wynosi 496 godzin to możliwe są następujące sposoby zaplanowania czasu pracy w poszczególnych miesiącach okresu rozliczeniowego:

200 godzin w październiku, 96 godzin w listopadzie, 200 godzin w grudniu,
166 godzin w października, 166 godzin w listopadzie, 166 godzin w grudniu,
248 godzin w październiku, 0 godzin w listopadzie, 248 godzin w grudniu.

Planując nierównomiernie czas pracy w dłuższym okresie rozliczeniowym pracodawca nie jest bowiem związany faktem, że wymiary liczone odrębnie dla poszczególnych miesięcy wchodzących w skład okresu rozliczeniowego wynoszą 184 godziny w październiku, 152 godziny w listopadzie oraz 160 godzin w grudniu. Możliwe jest także planowanie zgodne z wyżej podanymi wymiarami miesięcznymi.

Nierównomierny rozkład czasu pracy nie oznacza przy tym, że w miesiącach, gdy planowany czas pracy jest wyższy od wymiaru danego miesiąca liczonego odrębnie doszło do pracy w godzinach nadliczbowych. Jest to jedynie „pożyczka” godzin z innego miesiąca tego samego okresu rozliczeniowego, co oznacza, że w praktyce nie ma wahań wynagrodzeń pomiędzy poszczególnymi miesiącami takiego okresu, jeśli pracownik zarabia pensję miesięczną. W takim przypadku pracownik w każdym z 3 miesięcy otrzyma swoje wynagrodzenie wynikające z umowy o pracę. Inaczej sytuacja wyglądałaby jednak w przypadku stawek godzinowych, gdyż wtedy zgodnie z ogólną zasadą płacową z art. 80 k.p., zgodnie z którą wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, należałoby przeliczyć wynagrodzenie w poszczególnych miesiącach okresu rozliczeniowego proporcjonalnie do liczby przepracowanych godzin. Sytuacje takie mogą oznaczać duże wahania w wynagrodzeniu, a ponadto istnieje ryzyko, że w którymś z miesięcy pracownik nie wypracuje minimalnego wynagrodzenia za pracę, co spowoduje konieczność dokonania wyrównania wynagrodzenia do kwoty minimalnej pensji. Dlatego stosowanie nierównomiernego rozkładu czasu pracy jest bardziej uzasadnione, gdy pracownicy otrzymują stałe pensje.

Nowe zasady udzielania urlopu rodzicielskiego

Jakie są obecnie zasady udzielania urlopu rodzicielskiego?

Urlop rodzicielski jest samodzielnym uprawnieniem pracowniczym, niezależnym od urlopu macierzyńskiego. Usunięto bowiem warunek, że urlopu rodzicielskiego udzielać należy bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Dzięki zliberalizowaniu zasad podziału urlopu na części i zniesieniu przypadków, gdy niewykorzystana część urlopu przepadała, można go bardziej elastycznie udzielać.

Czy ojciec dziecka nabędzie prawo do urlopu rodzicielskiego jeśli matka dziecka jest nieubezpieczona?

Tak, gdyż urlop rodzicielski nie jest powiązany już z urlopem macierzyńskim i nie ma warunku, że matka musiała nabyć prawo do urlopu macierzyńskiego, czyli de facto musiała być ubezpieczona, żeby ojciec nabył prawo do urlopu rodzicielskiego. Uprawnienie ojca jest dzięki temu niezależne od statusu matki w kwestii podlegania ubezpieczeniom społecznym, zatem nawet w sytuacji, gdy matka w ogóle nie pracuje i jest np. studentką, to pracujący ojciec i tak nabędzie prawo do urlopu rodzicielskiego.

Czy urlop rodzicielski ojciec może wykorzystać w trakcie urlopu macierzyńskiego matki?

Tak, gdyż jest to uprawnienie ojca dziecka i nie ma ono żadnego związku z tym, czy matka korzysta z urlopu macierzyńskiego, czy rodzicielskiego. Zatem ojciec w trakcie macierzyńskiego matki może skorzystać z tzw. urlopu okolicznościowego w wymiarze 2 dni z tytułu urodzenia się dziecka, następnie z 2 tygodni urlopu ojcowskiego oraz 9 tygodni urlopu rodzicielskiego i dzięki temu przez pierwsze 3 miesiące życia dziecka obydwoje rodzice mogą razem opiekować się dzieckiem bez uszczerbku dla uprawnień rodzicielskich matki dziecka.

Do kiedy maksymalnie można skorzystać z urlopu rodzicielskiego?

Obydwoje rodziców dziecka wykorzystać może urlop rodzicielski końca roku kalendarzowego, w którym dziecko to kończy 6 lat. Jest to więc jest to bardzo długi czas; dla dzieci urodzonych w styczniu będzie to blisko 7 lat. Nie ma już w przepisach specjalnej części urlopu, którą można odroczyć, a więc całość urlopu może zostać do wykorzystania na późniejszy okres i nie musi być wykorzystana po urlopie macierzyńskim. Obecnie matka może wrócić do pracy zaraz po urlopie macierzyńskim i całe 41 tygodni urlopu rodzicielskiego przysługujące obydwojgu rodzicom może być wykorzystywane w kolejnych latach życia dziecka. Należy jednak pamiętać o wyjątku wynikającym z ustawy zasiłkowej, z którego wynika, że jeżeli w pierwszym roku życia dziecka nie zostanie wykorzystany ani jeden dzień urlopu rodzicielskiego przez żadne z rodziców dziecka, to zasiłek za okres urlopu rodzicielskiego wypłacony zostanie w wysokości 70% podstawy wymiaru zasiłku.

Na ile części można podzielić urlop rodzicielski?

Obydwojgu rodzicom przysługuje urlop rodzicielski, który można podzielić w sumie na 5 części. Jeśli zatem matka będzie korzystała z rocznej absencji wynikającej z łączenia urlopu macierzyńskiego i pełnego wymiaru urlopu rodzicielskiego to wykorzysta tylko 1 część urlopu, a ojciec będzie mógł dzięki temu przysługujące mu 9 tygodni urlopu podzielić aż na 4 części.

Jaka jest minimalna długość odcinka urlopu rodzicielskiego?

Przepisy nie określają już długości poszczególnych części urlopu rodzicielskiego, co oznacza, że zlikwidowano dwie dotychczasowe zasady – że minimalna długość jednej części urlopu to 8 tygodni oraz, że urlop musi być udzielany w częściach stanowiących wielokrotność tygodnia. Mając to na uwadze należy stwierdzić, że długość jednej części urlopu jest dowolna i można go także wykorzystywać w dniach. Patrząc na to zagadnienie od strony zasiłkowej należy z kolei stwierdzić, że minimalna długość jednej części to 1 dzień, gdyż zasiłków nie naliczamy na godziny, a właśnie na dni. Nie ma również przeciwwskazań, aby część urlopu trwała np. 1 tydzień i 3 dni. W tym zakresie obecnie decyduje wniosek pracownika. Pracownicy – rodzice powinni jednak pamiętać, żeby nie dopuścić do sytuacji, w której wykorzystali już 5 części urlopu, a zostanie jeszcze niewykorzystany wymiar urlopu, gdyż wtedy nie będzie już fizycznej możliwości skorzystania z niego, i niewykorzystana część przysługującego urlopu przepadnie rodzicowi.

Jakie są zasady rezygnacji z urlopu rodzicielskiego po zmianach?

Rezygnacja jest możliwa w każdym czasie, ale tylko za zgodą pracodawcy. Nie ma w tym zakresie żadnego okresu wyprzedzenia, a więc może to nastąpić także z dnia na dzień, jeśli strony stosunku pracy tak uzgodnią. Nie ma już więc znaczenia sposób korzystania z urlopu rodzicielskiego i to, na jaki okres czasu został on udzielony. Co najważniejsze nie przepada także w żadnym przypadku niewykorzystana część urlop, a wraca ona do puli urlopu, który można wykorzystać nadal do końca roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 lat.

Tym, którzy chcieliby zgłębić temat urlopów rodzicielskich polecamy najnowszy e-book Moniki Frączek, Urlop rodzicielski po zmianach w 2023 roku wydawnictwa HR E-book.

Masz pytania o okres urlopu rodzicielskiego? Opłacanie składek a praca na 1/2 etatu? Urlopy dla rodziców a urlopy opiekuńcze? Urlop tacierzyński i zasiłki dla matki niepracującej? Rodzicielstwo pozostaje niezwykle istotnym tematem dla działów kadr i płac. Zapraszamy na szkolenie online Uprawnienia rodzicielskie po zmianach w przepisach prawa pracy 15 stycznia 2024. Poznaj nowe uprawnienia rodzicielskie, a więc i prawa rodziców starających się o urlop opiekuńczy, przepisy regulujące urlopy dla rodziców, zatrudnienie po urlopach rodzicielskich czy zatrudnienie matki powracającej z urlopu macierzyńskiego.

Państwa uwadze polecamy również artykuł Zasiłek za urlop rodzicielski za życiem – stanowisko MRiPS. Zapraszamy do lektury.

Wynagrodzenie za zwolnienie z tytułu siły wyższej i urlop opiekuńczy

Jakie wynagrodzenie przysługuje za zwolnienie z tytułu siły wyższej i urlop opiekuńczy?

Urlop opiekuńczy jest całkowicie nieodpłatny i jest to tak naprawdę odmiana urlopu bezpłatnego. W przypadku zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej pracownik zachowuje prawo do połowy wynagrodzenia za taki dzień lub godzinę nieobecności.

Jak prawidłowo obniżyć wynagrodzenie o czas urlopu opiekuńczego?

Urlop opiekuńczy jest odmianą urlopu bezpłatnego, a więc w tym przypadku stosuje się zasadę obniżenia wynagrodzenia zasadniczego wynikającą z § 12 rozporządzenia MPiPS z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (tj. Dz.U. z 2017 r., poz. 927 ze zm., dalej zwane jako rozporządzenie płacowe).

Zatem miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu i otrzymaną kwotę mnoży się następnie przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych przyczyn. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc. W tym przypadku specjaliści ds. płac nie będą mieli trudności z rozliczeniem tej absencji na liście płac, gdyż działamy wg sprawdzonego i znanego schematu.

Czy choroba w trakcie urlopu opiekuńczego uprawnia do zasiłku?

Niestety nie, gdyż ostatnia nowelizacja do ustawy zasiłkowej wprowadziła także zmiany do zasiłku chorobowego, a mianowicie do art. 12 ust. 2 ustawy zasiłkowej, z którego wynika, że zasiłek chorobowy nie przysługuje za okresy niezdolności do pracy przypadającej w czasie m.in. urlopu bezpłatnego oraz opiekuńczego. Będzie to zatem nadal nieobecność usprawiedliwiona, ale niepłatna.

Niestety podobnie będzie z prawem do zasiłku opiekuńczego, gdyż art. 12 ust. 2 ustawy zasiłkowej także ma do niego zastosowanie na mocy odesłania.

Jak rozumieć zwrot „pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia”?

We wszystkich przypadkach, gdy w przepisach prawa pracy użyte jest sformułowanie „zachowuje prawo do wynagrodzenia” bez określenia, jak ono jest obliczane stosuje się zasadę wynikającą z § 5 ust. 1 rozporządzenia płacowego. Wynagrodzenie w takim przypadku oblicza się jak wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, z tym że zmienne składniki wynagrodzenia oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy.

Mając jednak na uwadze zachowanie połowy wynagrodzenia należy za to zwolnienie wypłacić zarówno połowę stawki godzinowej z wynagrodzenia zasadniczego oraz połowę stawki ustalonej ze składników zmiennych z bieżącego miesiąca. W tym zakresie nie ma wątpliwości co do metody obliczenia drugiej części wynagrodzenia, ale niestety brakuje przepisów dotyczących pierwszej części.

Jak obliczyć wynagrodzenie, gdy pracownik zarabia jedynie wynagrodzenie zasadnicze?

Niestety w przepisach prawa pracy nie ma algorytmu, który można by zastosować wprost do pomniejszenia o połowę stawki wynagrodzenia zasadniczego, czy innych stałych składników. Wydaje się, że w tym zakresie niezbędne będzie działanie dwustopniowe:

W pierwszym etapie pomniejszenie wynagrodzenia zasadniczego w sposób analogiczny do urlopu opiekuńczego, przy zastosowaniu przez analogię przepisu § 12 rozporządzenia płacowego;
W drugim etapie wyliczenie stawki godzinowej wynagrodzenia zasadniczego, co osiągniemy dzieląc ją po prostu przez wymiar czasu pracy obowiązujący w danym miesiącu kalendarzowym i ustalenie 50% takiej stawki godzinowej i następnie naliczenie jej za każdą godzinę zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej.

Jeśli więc pracownik zarabia 6000 zł wynagrodzenia zasadniczego i już w maju 2023 r. wykorzystał 1 dzień zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej należy dokonać następujących wyliczeń:

6000 zł ÷ 168 godzin (wymiar w maju) = 35,71 zł × 8 godzin zwolnienia od pracy = 285,68 zł – wynagrodzenie za czas nieobecności w pracy
6000 zł – 285,68 zł = 5714,32 zł – wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca,
6000 zł ÷ 168 godzin (wymiar w maju) = 35,71 zł stawka godzinowa wynagrodzenia w maju × 50% = 17,86 zł × 8 godzin zwolnienia od pracy = 142,88 zł wynagrodzenie za czas absencji w wysokości połowy wynagrodzenia
5714,32 zł + 142,88 zł = 5857,20 – wynagrodzenie do wypłaty w maju.

Jak obliczyć wynagrodzenie, gdy pracownik poza pensją zasadniczą otrzymuje zmienne składniki wynagrodzenia?

Jeśli poza pensją zasadniczą pracownik ma zmienne składniki wynagrodzenia, np. premie, prowizje, nadgodziny, dodatki nocne, zmianowe itp. to poza dokonanymi powyżej wyliczeniami należy policzyć dodatkowo średnią stawkę z wszystkich składników zmiennych z miesiąca, w trakcie którego miało miejsce zwolnienie od pracy z tytułu siły wyższej, a następnie wyliczyć 50% tej stawki i pomnożyć tą kwotę przez liczbę godzin zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej.

Jeśli więc pracownik w maju poza pensją 6000 zł otrzymał 1000 zł premii wynikowej i pracował 40 godzin w nocy za co otrzymał dodatek nocny w kwocie 4,15 zł za godzinę, to należy dokonać następujących wyliczeń:

1000 zł + 40 godzin × 4,15 zł = 1166 zł – suma składników zmiennych otrzymanych w maju
168 godzin – 8 godzin = 160 godzin – czas faktycznie przepracowany w maju
1166 zł ÷ 160 godzin = 7,29 zł stawka ze składników zmiennych za 1 godzinę
7,29 zł × 50% = 3,65 zł – połowa stawki godzinowej ze składników zmiennych
3,65 zł × 8 godzin zwolnienia od pracy = 29,20 zł – wynagrodzenie za czas absencji ze składników zmiennych
5875,20 zł + 29,20 zł = 5904,40 zł wynagrodzenie do wypłaty w maju.

Podstawę prawną stanowi Kodeks pracy. O zasadach udzielania urlopu opiekuńczego opowiemy szczegółowo na szkoleniu 17 stycznia, Zmiany w prawie pracy w 2024 roku – warsztaty.

Urlop opiekuńczy

W jakich przypadkach można skorzystać z urlopu opiekuńczego?

Urlop opiekuńczy – kto i w jakich przypadkach może z niego skorzystać? Z nowego urlopu opiekuńczego, wynikającego z art. 173¹ Kodeksu pracy, można skorzystać w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych.

Kto jest członkiem rodziny w rozumieniu powyższego przepisu?

Przepisy definiują, że członkiem rodziny na potrzeby tej instytucji jest tylko 5 kategorii osób, a mianowicie syn, córka, małżonek oraz ojciec i matka. Co ważne przepis nie wskazuje, że chodzi o dziecko, a więc chodzi jedynie o więzy krwi, a zatem pracownik może się opiekować także dorosłym synem lub córką.

Jaki osobami można się ponadto opiekować?

Innymi niż pięć powyższych kategorii, o ile spełniony jest dodatkowy warunek, czyli zamieszkiwania w tym samym gospodarstwie domowym. Mogą to być więc członkowie dalszej rodziny, jak brat, siostra, dziadek, babcia, ciocia, wujek, czy też partnerzy w przypadku związków nieformalnych bez względu na ich płeć. Będą to także teściowie, czy przysposabiający.

Jaki dodatkowy element musi się pojawić we wniosku o urlop w przypadku tej drugiej grupy uprawnionych?

W przypadku drugiej grupy uprawnionych konieczne jest spełnienie warunku zamieszkiwania w tym samym gospodarstwie domowym, a żeby można to było zweryfikować we wniosku należy wpisać adres zamieszkania osoby, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. Ma to na celu weryfikację, czy ten adres z wniosku zgadza się z adresem zamieszkania pracownika, jaki mamy w kwestionariuszu osobowym. Powyższe wymaganie stawia pod znakiem zapytania możliwość akceptowania takiego wniosku przez bezpośrednich przełożonych, którzy często nie znają adresu zamieszkania pracownika. W tym względzie warto więc zastanowić się nad dodaniem do treści wniosku dodatkowego pola na adres zamieszkania pracownika lub alternatywnie nad poszerzeniem dostępu do danych w systemie kadrowym dla kadry managerskiej. Alternatywą jest także dwustopniowa weryfikacja wniosku, po jego wcześniejszym zaopiniowaniu przez dział HR.

Czy urlop opiekuńczy może być wykorzystany w celu opieki nad współlokatorem?

Porównując brzmienie nowego przepisu ze znanymi nam dotychczas przepisami np. w zakresie działalności socjalnej należy stwierdzić, że w przypadku urlopu opiekuńczego nie ma wymogu prowadzenia wspólnego gospodarstwa domowego, a tylko zamieszkiwania w tym samym gospodarstwie domowym. Zatem wydaje się, że współlokator z wynajmowanego razem mieszkania spełnia ten warunek.

Co może oznaczać wsparcie z poważnych względów medycznych?

Pojęcia te są niezdefiniowane na gruncie prawnym. W tym zakresie rozumiemy je zgodnie z definicją słownikową, a więc może to być wożenie członka rodziny na rehabilitację, zabiegi lecznicze, dializy itp. Może to być również opieka nad chorym po wyjściu ze szpitala, robienie takiej osobie zakupów, gotowanie obiadu, karmienie chorego.

Podstawę prawną stanowi Kodeks pracy. O zasadach udzielania urlopu opiekuńczego opowiemy szczegółowo na szkoleniu 22 maja, Zmiany w prawie pracy w 2023 roku.

Wymiar zwolnienia z tytułu siły wyższej

Jaki wymiar ma nowe zwolnienie z tytułu siły wyższej?

Nowy urlop od siły wyższej, z którego będzie można skorzystać od 26 kwietnia br. przysługuje pracownikom w wymiarze 2 dni lub 16 godzin. Ma więc wymiar analogiczny do zwolnienia z tytułu opieki nad dzieckiem do 14 lat.

Od czego zależy, czy zwolnienie będzie udzielane w dniach czy w godzinach?

Wybór sposobu korzystania ze zwolnienia zależy od pracownika, przy czym nie musi on w tym zakresie nic deklarować pracodawcy i nie można żądać na początku roku kalendarzowego takiej deklaracji, aby ustalić właściwy limit w systemie kadrowo-płacowym. Wybór będzie w praktyce zależał od pierwszego wniosku złożonego przez pracownika w danym roku, i jeśli w nim pracownik zawnioskuje o 1 dzień zwolnienia to znaczy, że wybrał dni, a jeśli np. o 2 godziny zwolnienia, to znaczy, że wybrał godzinowy sposób korzystania ze zwolnienia.

Czy wymiar zwolnienia jest proporcjonalny do okresu zatrudnienia w trakcie roku?

Nie, wymiar jest na rok kalendarzowy i nie zależy od daty zatrudnienia, chyba że pracownik wcześniej pracował i już korzystał z tego zwolnienia u poprzedniego pracodawcy.

Jak ustalać wymiar urlopu od siły wyższej w przypadku zmiany pracodawcy w trakcie roku?

Wymiar udzielonych dni lub godzin zwolnienia z tytułu siły wyższej ma zostać ujęty w treści obligatoryjnej świadectwa pracy, a więc kolejny pracodawca ustali wymiar zwolnienia na podstawie przedłożonego świadectwa pracy. Dopóki nie zostanie wprowadzony nowy wzór świadectwa pracy, służby kadrowe powinny wpisywać wymiar tego zwolnienia w świadectwie w punkcie dotyczącym uprawnień, od których zależą prawa u kolejnego pracodawcy, czyli w tym samym miejscu, w którym wpisuje się wykorzystany dodatkowy urlop niepełnosprawnego, czy wypłacone odprawy emerytalne lub wojskowe.

Czy wymiar zwolnienia dla pracowników niepełnosprawnych będzie inny?

To zależy od sposobu korzystania ze zwolnienia od pracy. Jeśli pracownik niepełnosprawny będzie korzystał z tego zwolnienia w dniach, to będzie miał prawo do 2 dni zwolnienia od pracy. Natomiast w przypadku korzystania ze zwolnienia w wymiarze godzinowym pracownik będzie miał prawo jedynie do 14 godzin zwolnienia od pracy, gdyż w tym przypadku uzależniono wymiar zwolnienia od normy dobowej pracownika, a więc gdy norma wynosi 7 godzin to wymiar zwolnienia powinien wynieść 14 godzin. Dotyczy to jednak tylko niepełnosprawnych z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności, gdyż pracownicy z lekkim stopniem niepełnosprawności mają normę dobową wynoszącą 8 godzin.

Jak rozliczyć zwolnienie w przypadku równoważnego czasu pracy?

Pracownicy zatrudnieni w równoważnym systemie czasu pracy mogą wykorzystać zwolnienie w dniach i skorzystają na tym, jeśli zawnioskują o zwolnienie w dniach, gdy ich dobowy wymiar czasu pracy wynosi więcej niż 8 godzin. Mogą w praktyce skorzystać z 2 dni po 12 godzin, a w przypadku pracowników ochrony nawet z 2 dni po 24 godziny. W przypadku korzystania ze zwolnienia w dniach nie przelicza się go na godziny.

Zatrudnieni w równoważnym czasie pracy mogą skorzystać ze zwolnienia także w godzinach, a wtedy mają jak ogół pracowników do wykorzystania 16 godzin, jeśli są zatrudnieni na całym etacie.

Czy w przypadku niepełnoetatowców przelicza się wymiar zwolnienia?

To zależy od sposobu korzystania ze zwolnienia. W przypadku złożenia wniosku w dniach nie ma żadnego przeliczenia i są to po prostu 2 dni niezależnie od liczby godzin, czyli np. 2 dni po 4 godziny, gdy ktoś pracuje na ½ etatu, czy 2 dni po 6 godzin przy zatrudnieniu na ¾ etatu. Jeśli jednak pracownik pracuje nierównomiernie mogą to być także dni o różnym wymiarze godzinowym, np. dzień 8-godzinny i dzień 4-godzinny. Pracownicy mający niepełne etaty mogą być także zatrudnieni w równoważnym systemie czasu pracy i wtedy korzystając ze urlopu od siły wyższej mogą złożyć wnioski w dniach, gdy powinni pracować dłużej niż 8 godzin.

Podstawę prawną stanowi Kodeks pracy. O zasadach udzielania urlopu z tytułu siły wyższej opowiemy szczegółowo na szkoleniu 22 maja, Zmiany w prawie pracy w 2023 roku.