Moim ulubionym tematem szkoleniowym, którym zajmuję się od lat i z którego najchętniej szkolę jest czas pracy. Napisałem 5 książek poświęconych tematyce czasu pracy, które miały już po kilka wydań i całe mnóstwo artykułów dla gazet i branżowych portali, ale w dobie szukania informacji głównie w sieci postanowiłem dzielić się wiedzą z tego zakresu również na blogu.
Od września dwa razy w miesiącu na naszej stronie będzie można przeczytać kolejne tematy poświęcone zagadnieniom czasu pracy, które uzupełniam praktycznymi przykładami. A jeśli będziecie chcieli podpowiedzieć kolejny temat do opisania, to zapraszam do kontaktu. Chciałbym, by dzięki Waszej interakcji blog stał się miejscem wymiany poglądów w niełatwym temacie, jakim jest planowanie i rozliczanie czasu pracy.
Pierwszy temat otwierający publikujemy już w sierpniu, i zachęcamy do śledzenia kolejnych wpisów.
Czas pracy czyli?
Na początek temat najbardziej ogólny, czyli postaram się odpowiedzieć na pytanie, czym jest czas pracy? W tym zakresie w naszym prawie mamy dwie definicje: ogólną i dotyczącą czasu pracy kierowców, która jest znacznie bardziej szczegółowa.
Otóż, zgodnie z art. 128 § 1 k.p. czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w miejscu pracy, wynikającym z umowy o pracę. Czas pracy nie powinien się zatem kojarzyć jedynie z okresami faktycznego wykonywania zadań, ale raczej z okresami, gdy przełożony może dysponować pracownikiem i wydawać mu polecenia.
Szersza definicja wynika z art. 6 ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców, zgodnie z którym czasem pracy kierowcy jest czas od rozpoczęcia do zakończenia pracy, która obejmuje wszystkie czynności związane z wykonywaniem przewozu drogowego, w szczególności:
- prowadzenie pojazdu;
- załadowywanie i rozładowywanie oraz nadzór nad załadunkiem i wyładunkiem;
- nadzór oraz pomoc osobom wsiadającym i wysiadającym;
- czynności spedycyjne;
- obsługę codzienną pojazdów i przyczep;
- inne prace podejmowane w celu wykonania zadania służbowego lub zapewnienia bezpieczeństwa osób, pojazdu i rzeczy;
- niezbędne formalności administracyjne;
- utrzymanie pojazdu w czystości.
Powyższy katalog czynności nie ma charakteru zamkniętego, co potwierdza po pierwsze zwrot „w szczególności” użyty przed wyliczanką ich rodzajów, a także punkt, zgodnie z którym do czasu pracy zaliczymy „wszelkie inne prace”, jeśli zostały one podjęte w celu wykonania zadania służbowego lub zapewnienia bezpieczeństwa osób, pojazdu czy przewożonych rzeczy. Jeśli zatem kierowca prezesa musi przykładowo udać się do centrum handlowego po zakup nowej koszuli w związku z zalaniem kawą na konferencji, to także czas poświęcony na takie zakupy należy zaliczyć do czasu pracy kierowcy.
Dyspozycja fizyczna i psychofizyczna
Wracając do ogólnego pojęcia czasu pracy należy zauważyć, że jego trzonem jest zwrot „pozostaje w dyspozycji”, który należy rozumieć dwojako. Po pierwsze chodzi o dyspozycję w sensie fizycznym, czyli okresy, gdy pracownik stawił się w określonym miejscu wynikającym z umowy o pracę, a w przypadku pracy zdalnej na stanowisku pracy w domu, czy w innym uzgodnionym miejscu wykonywania takiej pracy. Po drugie chodzi o dyspozycję w rozumieniu psychofizycznym, czyli możliwość podjęcia pracy ze względu na sprawność organizmu, i tutaj taką zdolność do pracy wykluczają stan po użyciu alkoholu, czy stan nietrzeźwości oraz stan po zażyciu środków działających podobnie do alkoholu.
Kiedy się rozpoczyna czas pracy?
Co do zasady możemy powiedzieć, że czas pracy rozpoczyna się od stawienia się na stanowisku pracy, a dojazd do pracy i powrót po pracy do miejsca zamieszkania nie stanowią czasu pracy. Wyjątkiem w tym zakresie są jednak pracownicy mobilni, dla których czas pracy liczymy od wyruszenia spod domu samochodem do powrotu do domu, lub nawet później, jeśli po powrocie pracownik jeszcze musi wykonać czynności administracyjne, np. zaraportować efekty odbytych spotkań z kontrahentami. Takie podejście wynika z orzecznictwa sądowego, w którym od lat przyjmuje się, że pracownik mobilny przemieszczając się jest w dyspozycji pracodawcy, gdyż nie będzie on w stanie wykonać swoich zadań nie docierając do miejsca spotkania z klientem, czy kontrahentem.
Kiedy wlicza się czynności przygotowawcze?
W niektórych przypadkach faktyczne rozpoczęcie pracy poprzedzają tzw. czynności przygotowawcze, które mogą w określonych okolicznościach być wliczane do czasu pracy. Niestety orzecznictwo sądowe jest w tym zakresie kazuistyczne i konieczne jest ocenianie każdego przypadku odrębnie. Przykładowo najczęściej przyjmuje się, że czynnościami przygotowawczymi, które nie muszą być zaliczone do czasu pracy jest przebranie się w odzież i obuwie robocze. Argumentem przemawiającym za takim stanowiskiem jest fakt, że zgodnie z przepisami bhp nie można dopuścić do pracy pracownika, który nie spełnia wymagań stawianych przez przepisy. Czynności przygotowawcze, które muszą być uznane za czas pracy to z kolei tzw. przekazywanie zmian, które występuje w różnych branżach, czy weryfikacja obecności pracowników i rozdzielenie im zadań przed przystąpieniem do pracy. Czynności przygotowawcze mogą być specyficzne w różnych branżach i na przykład w call-center będzie to uruchomienie komputera, ściągnięcie listy kontaktów i zapoznanie się z komunikatem, jaki dziś będzie używany do pracy. Błędnym byłoby bowiem zaliczenie do czasu pracy jedynie okresu, gdy pracownik pracuje na słuchawkach, gdyż ok. 10-15 minut musi on poświęcić na przygotowanie się do pracy.
Czy korzystanie przez pracodawcę z systemu RCP coś zmienia?
Coraz większa liczba pracodawców korzysta z elektronicznej rejestracji czasu pracy, co powoduje że pojawiają się kolejne pytania w aspekcie zaliczenia całego czasu zarejestrowanego w systemie teleinformatycznym do czasu pracy. W tym zakresie w orzecznictwie przyjęto, że czas zarejestrowany w systemie RCP to pojęcie szersze niż czas pracy, gdyż system rejestruje cały okres obecności na terenie zakładu pracy, a nie oznacza to, że 100% zarejestrowanego czasu będzie stanowiło czas pracy. Zatem pracodawcy stosujący systemy RCP mają możliwość analizy danych zarejestrowanych przez systemy RCP i nie zaliczania do czasu pracy całości zarejestrowanego czasu przebywania w zakładzie pracy. Dzięki temu możliwe jest także przyjęcie pewnych zaokrągleń, czy tolerancji w rozliczaniu czasu pracy, gdzie dominuje rozliczenie w odcinkach minimum 15 minutowych i nie rozlicza się najczęściej czasu pracy w minutach. Takie podejście oznacza również, że możliwe jest niezaliczanie do czasu pracy pewnych okresów, np. szkoleń nieobowiązkowych, dyżurów zakładowych, czy po prostu zgłoszonego pracodawcy okresu oczekiwania po pracy w biurze na dogodne połączenie komunikacyjne do domu.
Czy dojście do stanowiska to już czas pracy?
W dużych organizacjach, w których mamy czytniki czasu pracy przy bramie wejściowej pojawia się realny problem, ponieważ czas zarejestrowany w systemie elektronicznym zawiera także czas dojścia od bramy do stanowiska pracy i z powrotem na koniec dnia roboczego, co zajmuje czasem nawet kilkanaście minut. W takim przypadku możliwe jest przyjęcie, że czas dojścia do stanowiska pracy nie stanowi czasu pracy, gdyż pracownik nie jest jeszcze w dyspozycji pracodawcy, która rozpoczyna się od stawienia się na stanowisku pracy, a nie w zakładzie pracy. Możliwe jest zatem technicznie odliczanie 5-10 minut od zarejestrowanego czasu pracy na czas dojścia, czy wymaganie aby o godzinie rozpoczęcia pracy, czyli np. o godzinie 8:00 pracownik był już na stanowisku, co oznacza, że odbicie na bramie powinno mieć miejsce odpowiednio wcześnie, np. o godzinie 7:55. Dobrym rozwiązaniem w tak dużych zakładach pracy jest posiadanie dwóch czytników: na bramie wejściowej do zakładu i w poszczególnych budynkach, gdyż wtedy pierwszy z nich jest jedynie potwierdzeniem obecności na terenie zakładu i może pełnić rolę analogiczną do listy obecności, a dopiero drugi służyłby do rejestrowania i rozliczania czasu pracy.
