Nowelizacje ustaw – zmiany dla cudzoziemców

W dniu 17 października br. Sejm uchwalił nowelizację ustawy o cudzoziemcach, która zmienia sposób w jaki może być składany wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy, zezwolenie na pobyt stały oraz zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego. Zgodnie z nowymi regulacjami wnioski mają być składane wyłącznie elektronicznie, poprzez system MOS (Moduł Obsługi Spraw). By złożyć online wniosek o zezwolenie na pobyt cudzoziemiec będzie musiał założyć konto w MOS.

Elektroniczne składanie wniosków przez system MOS

Obecnie obowiązujące przepisy dopuszczają złożenie powyższych wniosków wyłącznie w formie papierowej, na urzędowym formularzu, i jest do tego konieczne jego osobiste stawiennictwo w siedzibie urzędu wojewódzkiego.

Na zdjęciu widzimy zbliżenie na biurko, przy którym trwa proces rozpatrywania wniosku wizowego. Dwie osoby uczestniczą w scenie: jedna przekazuje formularz wraz z paszportem i zdjęciami, druga trzyma długopis i prawdopodobnie analizuje dokument. Na blacie widnieje wyraźna pieczątka „REJECTED”, co sugeruje odrzucenie wniosku. Obecność laptopa wskazuje na cyfrowe wsparcie procesu.

Wymagania dotyczące podpisów i załączników

Po zmianie w przepisach cudzoziemcy będą mogli składać wnioski wraz obowiązkowymi załącznikami poprzez MOS, który będzie ściśle powiązany z krajowym zbiorem rejestrów, ewidencją i wykazem w sprawach cudzoziemców, który prowadzi w systemie teleinformatycznym Szef Urzędu na mocy art. 449 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach. Załączniki będą wymagały podpisania ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub podpisem zaufanym osoby składającej wniosek. Podpisanie wniosków będzie możliwe również online z wykorzystaniem profilu zaufanego przez platformę login.gov.pl.

Potwierdzenie danych i wizyta w urzędzie

Potwierdzenie informacji zawartych w składanym przez MOS wniosku będzie możliwe przy osobistej wizycie w urzędzie wojewódzkim, w trakcie której będą także pobierane odciski linii papilarnych oraz wzór podpisu.

Projekt ustawy został skierowany do Senatu.

Projekt rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji

W dniu 21 października br. pojawił się na stronie Rządowego Procesu Legislacyjnego Projekt rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie wniosku o udzielenie cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt czasowy (nr z wykazu 1275). Projekt określa nowy wzór formularza wniosku o udzielenie cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt czasowy, a także wzory niezbędnych załączników do wniosku.

Projekt rozporządzenia został skierowany do konsultacji. Rozporządzenie ma wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.

eIDAS 2.0 – założenia projektu ustawy o usługach zaufania

W wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów pojawił się projekt ustawy, która dostosowuje polskie przepisy do rozporządzenia eIDAS 2.0, wprowadzającego nowe europejskie ramy dla identyfikacji elektronicznej i usług zaufania. Projekt jest kolejnym krokiem w kierunku budowy Europejskiego Portfela Tożsamości Cyfrowej (EUDI Wallet), jego zadaniem jest wdrożenie do polskiego porządku prawnego rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1183 z 11 kwietnia 2024 roku, które zmienia rozporządzenie eIDAS i ustanawia europejskie ramy tożsamości cyfrowej.

Historia i cel rozporządzenia eIDAS

Rozporządzenie eIDAS zostało stworzone w 2014 roku i miało za zadanie umożliwienie obywatelom i firmom bezpieczne potwierdzanie tożsamości i podpisywanie dokumentów elektronicznych w całej Unii. Dzięki niemu np. podpis elektroniczny wydany w Polsce jest ważny w innych krajach Unii Europejskiej. Jednak zmiany zachodzące w przestrzeni cyfrowej wymusiły powstanie rozporządzenia eIDAS 2.0, który rozszerza istniejące przepisy.

Główne zmiany wprowadzone przez eIDAS 2.0

Główną zmianą, którą wprowadza rozporządzenie 2024/1183 jest ustanowienie europejskiego portfela tożsamości cyfrowej, jaki każde państwo członkowskie będzie musiało zapewnić wszystkim osobom fizycznym i prawnym. Dzięki portfelowi będzie możliwe potwierdzanie tożsamości i korzystanie bez barier i ograniczeń z usług publicznych i prywatnych w całej Unii Europejskiej. Aby europejski portfel mógł sprawnie funkcjonować i zapewnił łatwy dostęp do publicznych i prywatnych usług online w całej UE konieczne jest również zapewnienie dodatkowych rozwiązań, usług, systemów i rejestrów.

Na ilustracji przedstawiono koncepcję ochrony danych osobowych w cyfrowym świecie. Centralnym elementem jest sylwetka osoby w ramce z podpisem „Identify Person”, otoczona symbolami związanymi z bezpieczeństwem informacji: kłódką oznaczającą poufność, ikoną folderu z dokumentami oraz odciskiem palca, który sugeruje identyfikację biometryczną. Po prawej stronie widnieje lista danych osobowych — takich jak imię, adres, numer dowodu, paszportu czy rejestracji pojazdu — co podkreśla zakres informacji wymagających ochrony. Tło w odcieniach niebieskiego z siatką i globem sugeruje globalny kontekst cyfrowej sieci.

Założenia projektu ustawy eIDAS 2.0 w Polsce

Projekt ustawy o zmianie ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej oraz niektórych innych ustaw ( numer UC122) zakłada m.in.:

  • wdrożenie Europejskiego Portfela Tożsamości Cyfrowej, z którego będą mogły korzystać osoby fizyczne i prawne,
  • możliwość korzystania z bezpłatnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego przez osoby fizyczne korzystające z europejskiego portfela (korzystanie z podpisu możliwe tylko do celów nieprofesjonalnych),
  • zdefiniowanie zakresu czynności profesjonalnych i nieprofesjonalnych,
  • integracja z aplikacją mObywatel, tak by umożliwić korzystanie za jej pośrednictwem z e-portfela tożsamości cyfrowej w kontaktach z administracją i podmiotami prywatnymi,
  • rozszerzenie kompetencji ministra właściwego do spraw informatyzacji, który będzie odpowiadał za wdrożenie i nadzór nad systemem,
  • wzmocnienie nadzoru nad dostawcami usług zaufania – podmiotami odpowiedzialnymi za wydawanie certyfikatów, podpisów i pieczęci elektronicznych.

Przyjęcie projektu przez Radę Ministrów zaplanowano na II kwartał 2026 roku.

Zmiany w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych

W dniu 15 października 2025 r. Prezydent podpisał ustawę z dnia 12 września 2025 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (druk nr 1522). Ustawa ma za zadanie zmniejszyć obciążenia administracyjne po stronie przedsiębiorców, co realizuje poprzez likwidację obowiązku przechowywania przez przedsiębiorców dokumentów zgłoszeniowych wysłanych elektronicznie do ZUS. Zgodnie z dotychczasowymi przepisami na płatniku składek, dokonującym zgłoszenia do ZUS drogą elektroniczną, ciąży obowiązek przechowywania przez okres 5 lat papierowego duplikatu zgłoszenia.

Przepisy ustawy wchodzą w w życie po upływnie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.

Na zdjęciu widzimy symboliczną scenę ochrony rodziny. Osoba w białej koszuli trzyma dłonie w geście osłony nad ilustracją przedstawiającą niebieski parasol rozpostarty nad czterema sylwetkami — dwojgiem dorosłych i dwojgiem dzieci. Kompozycja wizualnie komunikuje ideę bezpieczeństwa, troski i wsparcia, najprawdopodobniej w kontekście ubezpieczeń, opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego. Prosty, czytelny układ i kontrast kolorystyczny wzmacniają przekaz, nadając mu profesjonalny, a zarazem emocjonalny charakter.

Nowe zasady dostępu do danych przedsiębiorcy w ZUS

W tym samym dniu, 15 października br. Prezydent podpisał również ustawę dnia 12 września 2025 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (druk nr 1431) , która umożliwia dostęp do danych przedsiębiorcy posiadającego konto płatnika składek w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych przez określone podmioty dokonujące weryfikacji jego sytuacji gospodarczej i finansowej. Oprócz banków, instytucji finansowych czy kredytowych dostęp do danych o płatniku (za jego zgodą i z uwzględnieniem przepisów RODO) otrzymają również osoby prawne, jednostki organizacyjne i osoby fizyczne będące przedsiębiorcami. Dane, które będą widoczne dla podmiotów trzecich na koncie płatnika składek to:

  • numer NIP lub numer identyfikacyjny REGON, a jeżeli nie nadano tych numerów lub
    jednego z nich – numer PESEL lub seria i numer dowodu osobistego albo paszportu,
  • nazwa skrócona lub imię i nazwisko,
  • okres rozliczeniowy,
  • stan rozliczeń należnych składek, do których poboru uprawniony jest Zakład.

Wgląd w powyższe dane ma w założeniu umożliwić ocenę wiarygodności kontrahenta czy partnera handlowego.

Ustawa wchodzi w życie pierwszego dnia miesiąca po upływie 12 miesięcy od dnia ogłoszenia.

Zmiany w Kodeksie pracy – ustawa o stażach

Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw została podpisana w dniu 15 października br. przez Prezydenta. Obecnie ustawa o stażach czeka na opublikowanie w Dzienniku Ustaw.

Nowe okresy wliczane do stażu pracy

Na mocy obecnie obowiązujących przepisów do stażu pracy można było zaliczyć wyłącznie okresy wykonywania pracy na podstawie umowy o pracę, natomiast po zmianach w Kodeksie pracy do okresu zatrudnienia będzie można wliczyć m.in.:

  • okresy wykonywania umów-zleceń,
  • okres wykonywania umów o świadczenie usług,
  • okres wykonywania umów agencyjnych,
  • okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej,
  • okresy współpracy z osobą prowadzącą działalność gospodarczą,
  • czas zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem,
  • czas pracy jako osoba współpracująca,
  • okresy członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kółek rolniczych,
  • udokumentowane okresy wykonywania pracy zarobkowej za granicą (innej niż zatrudnienie).
Na zdjęciu widzimy scenę z wnętrza biura, w której dwie osoby w białych koszulach podają sobie ręce nad drewnianym stołem. Na stole leżą dokumenty na podkładkach oraz długopis, co sugeruje formalny charakter spotkania. W tle widoczne są szklane ściany i biurowe krzesła, podkreślające profesjonalne, korporacyjne otoczenie.

Zaliczenie okresów sprzed wejścia ustawy w życie

Ustawa o stażach dopuszcza też możliwość wliczenia do stażu pracy okresów sprzed wejścia jej w życie, ale konieczne będzie prawidłowe udokumentowanie takich okresów. W celu zaliczenia okresów do stażu pracy konieczne będą zaświadczenia potwierdzające z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, a w przypadku okresów zatrudnienia, których nie zgłasza się do ZUS czy okresów innej pracy za granicą, potwierdza się je odpowiednimi dokumentami. Pracownicy będą mieli na to 2 lata od wejścia w życie ustawy.

Terminy wejścia zmian w życie

Zmiany mają wejść w życie w dwóch terminach, w zależności od sektora do którego przynależy pracodawca:

  • 1 stycznia 2026 r. dla pracodawców sektora publicznego,
  • pierwszego dnia miesiąca po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia ustawy – dla pracodawców sektora prywatnego.

Projekt dotyczący kontroli zasiłków przyjęty przez Rząd

We wtorek, 14 października br. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (druk UD114). Projekt został przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Zaproponowane w projekcie przepisy mają na celu wdrożenie rozwiązań zapewniających sprawną realizację ustawowych zadań ZUS związanych z wydawaniem orzeczeń i kontrolą zaświadczeń lekarskich. Jedną ze zmian jest umożliwienie zatrudniania jako lekarzy orzeczników poza lekarzami specjalistami również lekarzy nieposiadających tytułu specjalisty. Projekt dopuszcza możliwość zatrudnienia do wydawania orzeczeń w pierwszej instancji lekarzy w trakcie szkolenia specjalizacyjnego w określonej dziedzinie medycyny oraz lekarzy wykonujących czynnie zawód co najmniej pięć lat. 

Prawo do zasiłku chorobowego i nowe ograniczenia

Oprócz kwestii regulujących wydawanie orzeczeń ustawa ma wprowadzić między innymi nowe zasady kontroli zwolnień lekarskich. Prawo do zasiłku chorobowego będą mogły stracić osoby, które:

  • wykonują pracę zarobkowa podczas zwolnienia (z wyjątkiem drobnych czynności, jak np. zakupy),
  • podejmują działania przedłużające chorobę, na przykład forsowny wyjazd podczas rekonwalescencji.
Zdjęcie przedstawia zbliżenie formularza ZUS DRA, drukowanego czerwonym tuszem na białym papierze, służącego do rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych w Polsce. Na dokumencie spoczywają okulary oraz niewielki stos polskich monet, co sugeruje moment analizy finansowej lub przygotowania do złożenia deklaracji.

Nowością w przepisach jest umożliwienie korzystanie ze zwolnienia w jednym miejscu pracy, a pracowanie w drugim, o ile charakter pracy na to pozwala. Jeżeli praca zarobkowa może być wykonywana z uwagi na rodzaj tej pracy, na żądanie ubezpieczonego lekarz może nie wystawić zwolnienia od pracy z tego tytułu.

Kontrola zwolnień i zasiłków przez ZUS

Zakład Ubezpieczeń Społecznych miałby też otrzymać uprawnienia do przeprowadzania kontroli osób po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego co do prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy zgodnie z ich celem.

Nowe przepisy mają również doprecyzować kontrolę zasadności pobierania zasiłku opiekuńczego. W przypadku zasiłku opiekuńczego ZUS będzie mógł sprawdzać, czy poza ubezpieczonym nie ma innych członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, mogących zapewnić opiekę (chyba że dotyczy to sprawowania opieki nad chorym dzieckiem w wieku do 2 lat).

Planowana data wejścia w życie przepisów to 1 stycznia 2026 roku.

Planowane zmiany dla rodziców dzieci z chorobami onkologicznymi

Z zapowiedzi Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wynika także, że resort planuje zająć się tematem zwolnień dla rodziców, których dzieci walczą z nowotworami. Obowiązujące obecnie przepisy przewidują dla rodzica dziecka do 14. roku życia 60 dni zwolnienia od pracy, co w przypadku dzieci z chorobami onkologicznymi jest w wielu przypadkach niewystarczające. Ministerstwo zapowiedziało podjęcie prac nad przepisami, które wydłużyłyby okres zwolnienia.

Odpowiedzialność członka zarządu za zaległości podatkowe – wyroki TSUE i interpretacja Ministerstwa Finansów

Odpowiedzialność członka zarządu za zaległości podatkowe: W pierwszej połowie 2025 roku Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej wydał dwa wyroki (w sprawach C-277/24 i C-278/24), w których zakwestionował obowiązującą w Polsce praktykę przenoszenia odpowiedzialności podatkowej ze spółki na członków jej zarządu. Zgodnie z art. 116 par. 1 Ordynacji podatkowej za zaległości podatkowe spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji, prostej spółki akcyjnej, prostej spółki akcyjnej w organizacji, spółki akcyjnej lub spółki akcyjnej w organizacji odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem członkowie jej zarządu, jeżeli egzekucja z majątku spółki okazała się w całości lub w części bezskuteczna.

Prawo do obrony członka zarządu według TSUE

Jak podkreślił w wyrokach TSUE członkowie zarządu muszą mieć realne możliwości obrony – zarówno co do istoty zobowiązania, jak i przesłanek przeniesienia odpowiedzialności. Trybunał orzekł, że członek zarządu, którego majątek osobisty może zostać obciążony powinien mieć prawo dostępu do dokumentów źródłowych oraz musi mieć możliwość przedstawienia kontrargumentów i obrony swoich interesów, co w Polsce jest mocno utrudnione, gdyż osoba taka ma możliwość obrony ograniczoną do kilku formalnych przesłanek, takich jak np. złożenie wniosku o upadłość. Dodatkowo TSUE wskazał, że powinna zostać uwzględniona indywidualna sytuacja danego członka zarządu oraz zapewniona rzeczywista możliwość realizowania prawa do obrony.

Zdjęcie przedstawia zbliżenie sędziowskiego młotka spoczywającego na podstawce, z rozmytym tłem, w którym widoczna jest osoba w formalnym stroju trzymająca otwartą książkę — prawdopodobnie tekst prawny.

Interpretacja Ministra Finansów i Gospodarki

Powyższe stanowisko zostało potwierdzone w wydanej 29 sierpnia 2025 roku interpretacji ogólnej nr DTS2.8012.5.2025 Ministra Finansów i Gospodarki. Ministerstwo potwierdziło, że członek zarządu powinien mieć zapewnioną możliwość obrony swoich praw w toku postępowania prowadzonego z udziałem organu podatkowego.

Członek zarządu musi mieć możliwość obrony poprzez zgłoszenie zarzutów  do ustaleń organu fiskalnego oraz możliwość dostępu do aktu oskarżenia, a także prawo do kwestionowania ustaleń poczynionych w trakcie czynności sprawdzających przez organy podatkowe. Interpretacja wzmacnia prawo do wykazania braku winy za niezłożenie wniosku o upadłość w ustawowym terminie przez członka zarządu, co ogranicza odpowiedzialność członka zarządu za zobowiązania spółki oraz daje mu szansę na skuteczną obronę swoich praw w sporze z organami podatkowymi.

Ustawa o płacy minimalnej – nowa wersja projektu

Nowa ustawa o płacy minimalnej której celem jest wdrożenie dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2041 właśnie doczekała się nowej wersji (druk UC62). Termin implementacji przepisów europejskich minął 15 listopada 2024 r., ale prace nad polskim projektem są nadal otwarte ze względu na dużą ilość uwag zgłoszonych przez ministerstwa.

Nowa wersja ustawy o płacy minimalnej – przesunięcie terminów wyłączania składników

W pierwotnej wersji projektu ustawy założono procedurę stopniowego wyłączania niektórych składowych z minimalnego wynagrodzenia w następujących terminach:

  •  od 1 stycznia 2026 r. wyłączenie dodatku funkcyjnego;
  •  od 1 stycznia 2027 r. innych dodatków tzn. innych niż dodatek do wynagrodzenia za pracę w porze nocnej, dodatek za staż pracy, dodatek za szczególne warunki pracy, dodatek funkcyjny; chodzi więc m.in. o takie dodatki jak za okresowe zwiększenie zadań, za wykonywanie dodatkowych zadań czy posiadanie dodatkowych umiejętności;
  •  od 1 stycznia 2028 r. premii i nagród.
Zdjęcie przedstawia dłoń trzymającą dwa stosy monet — wyższy po lewej i niższy po prawej — co jednoznacznie sugeruje porównanie wartości lub ilości. Monety są podobnej wielkości, a ich ułożenie między palcami nadaje kompozycji precyzyjny, niemal ilustracyjny charakter. Rozmyte tło kieruje uwagę na gest i metaliczny połysk monet, podkreślając temat finansowy.

Nowa ustawa o płacy minimalnej w kolejnej wersji zaprezentowanej przez Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej zakłada przesunięcie wyłączania składowych wynagrodzenia o rok, od 1 stycznia 2027 r., co jest odpowiedzią między innymi na uwagi Ministerstwa Sprawiedliwości, które wskazywało na konieczność zabezpieczenia odpowiednich środków finansowych na kolejne lata.

Zmiany w ruchu bezwizowym

Zmiany w ruchu bezwizowym: W dniu 12 października 2025 roku weszły w życie dwie istotne zmiany dla cudzoziemców podróżujących do Polski i do strefy Schengen. W tym dniu w Unii Europejskiej uruchomiony został Entry/Exit System (EES), którego zadaniem jest cyfrowa rejestracja obywateli państw trzecich wjeżdżających i wyjeżdżających ze strefy Schengen. System EES ma objąć wszystkie przejścia graniczne (drogowe, kolejowe, morskie i lotnicze), a jego zadaniem jest wzmocnienie kontroli nad przepływem obcokrajowców i wykluczenie nielegalnego pobytu osób w strefie Schengen.

Wprowadzenie Entry/Exit System (EES)

System Entry/Exit rejestruje dane biometryczne obywateli państw spoza UE, dane z dokumentu podróży oraz daty podróży. W ramach nowego systemu podróżni spoza Unii Europejskiej będą musieli zeskanować paszport przy przekraczaniu granicy, pobrane zostaną ich odciski palców oraz wykonane zdjęcie twarzy. Dane mają trafiać na indywidualne konto danej osoby w systemie.

Zdjęcie przedstawia zbliżenie paszportu w czerwonej okładce, na którym częściowo widoczne jest złote tłoczenie z napisem „PASSPORT”. Na wierzchu leży strona z wizą, wyraźnie oznaczona słowem „VISA” i ozdobiona charakterystycznymi zabezpieczeniami graficznymi, typowymi dla dokumentów wydawanych przez Departament Stanu USA

Stopniowe wdrażanie systemu EES

Wdrażanie systemu będzie przebiegało stopniowo. Państwa Strefy Schengen będą miały możliwość rozpocząć rejestrację danych podróżnych na poziomie 10% przejść granicznych. W ciągu sześciu miesięcy od uruchomienia systemu rejestracji 29 Państw strefy Schengen powinno osiągnąć pełne jego wdrożenie. System EES do 10 kwietnia 2026 r. ma całkowicie zastąpić w w Unii Europejskiej podbijanie stempli w paszportach cudzoziemców.

Koniec stosowania niektórych umów dwustronnych

12 października to również zmiany w ruchu bezwizowym – w tym dniu nastąpił koniec stosowania przez Polskę niektórych umów dwustronnych o ruchu bezwizowym. Od tego dnia umowy bilateralne, które nie zostały notyfikowane do Komisji Europejskiej przed 30 marca 2018 r. nie są uznawane. Jest to np. polska umowa z USA z 1991 r. oraz umowa z Izraelem.

Oznacza to, że obywatele państw, którzy przebywają w Polsce na podstawie takich umów, mogą przebywać w strefie Schengen maksymalnie do 90 dni w ciągu dowolnych, następujących po sobie 180 dni. Należy pamiętać, że wszystkie pobyty w obrębie strefy Schengen sumują się, niezależnie od tego, czy dotyczą jednego państwa, czy kilku. Po upływie tego terminu mogą od tej daty znaleźć się w sytuacji nielegalnego pobytu.

Oświadczenie o niekaralności cudzoziemca – stanowisko UODO

Kto składa oświadczenie o niekaralności cudzoziemca według UODO?

Po wejściu w życie od 1 czerwca 2025 roku nowych przepisów o powierzaniu pracy cudzoziemcom pojawiły się informację, że urzędy wymagają dodatkowych dokumentów od pracodawców planujących zatrudnić cudzoziemca, w tym między innymi oświadczenie o niekaralności cudzoziemca, potwierdzające, że cudzoziemiec nie jest karany za określone kategorie przestępstw.

Kto składa oświadczenie o niekaralności cudzoziemca według UODO?

W związku z powyższymi informacjami Urząd Ochrony Danych Osobowych odpowiedział na pytanie, czy pracodawca takie dane dotyczące niekaralności cudzoziemca powinien przekazywać do urzędu, czy może urząd sam powinien znaleźć takie informacje w rejestrach karnych?

Zdjęcie przedstawia formalną sytuację w biurze, gdzie osoba w bordowej marynarce trzyma clipboard z dokumentem zatytułowanym „Criminal Record” i wskazuje jego fragment długopisem. Druga osoba, widoczna jedynie przez dłonie na pierwszym planie, odbiera lub analizuje dokument.

Obowiązki pracodawcy w zakresie niekaralności

Jak wskazał UODO ponieważ w ustawie o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP (Dz.U. z 2025 r., poz. 621) nie ma przepisu, nakładającego na pracodawcę obowiązek przekazania danych dotyczących niekaralności zatrudnionego cudzoziemca, to nie musi on tego robić. Tak więc oświadczenie o niekaralności cudzoziemca nie musi być przez pracodawcę składane. Co więcej obowiązek taki istnieje tylko w odniesieniu do samego pracodawcy, który musi potwierdzić, że sam nie był prawomocnie skazany za przestępstwa wymienione w art. 13 ust. 1 pkt 1 wspomnianej ustawy.

Zgodnie ze stanowiskiem UODO z dnia 29 sierpnia 2025 r.:

„(…) W obecnym stanie prawnym to pracodawca (podmiot powierzający pracę) składa oświadczenie o własnej niekaralności, a nie cudzoziemiec. Zgodnie z ww. ustawą to organ prowadzący postępowanie w sprawie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi pozyskuje z Krajowego Rejestru Karnego informacje o karalności cudzoziemca za określone przestępstwa (przeciwko wiarygodności dokumentów). Cudzoziemiec nie ma ustawowego obowiązku dołączenia zaświadczenia o niekaralności przy składaniu wniosku o: oświadczenie o powierzeniu pracy, ani zezwolenie na pracę.”

Tak więc to urząd powinien uzyskać we własnym zakresie stosowną informację z wymiaru sprawiedliwości, zwłaszcza z Krajowego Rejestru Karnego.

Czy składki ubezpieczeniowe kadry zarządzającej są kosztem? Wyrok NSA

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 23 lipca 2025 r. (sygn. II FSK 1402/22) potwierdził, że wydatki na składki ubezpieczeniowe kadry zarządzającej i księgowej nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu, ponieważ nie są one związane z prowadzoną działalnością.

Okoliczności i stanowisko spółki

Sprawa dotyczyła spółki, która zawarła umowy ubezpieczenia na wypadek strat, jakie firma może ponieść wskutek uchybień działania kadry księgowej oraz organów zarządczych. Umowy dotyczyły zarówno obecnych jak i przyszłych członków zarządu, ochroną zostali objęci również dyrektorzy (w tym finansowy), główny księgowy, managerowie HR i administracji oraz koordynatorzy ds. administracji personalnej i płac.

Firma zwróciła się do Krajowej Informacji Skarbowej z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej w przedmiocie zaliczenia ponoszonych kosztów na składki ubezpieczeniowe kadry zarządzającej do kosztów uzyskania przychodu, zgodnie z art. 15 ust 1 ustawy o CIT.

Ww. przepis stanowi, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Spółka argumentowała, że objęcie księgowych oraz członków zarządu polisami ochroni przede wszystkim spółkę przed stratami, jakie mogą ponieść w związku z niewykonywaniem lub nienależytym wykonywaniem obowiązków przez księgowych lub kadrę zarządzającą.

Zdjęcie przedstawia osobę w stroju biznesowym trzymającą clipboard z dokumentem zatytułowanym „INSURANCE” w dużych, pogrubionych literach. Tekst na formularzu jest rozmyty.

Stanowisko Dyrektora KIS i sądów

Dyrektor KIS nie zgodził się z powyższą argumentacją, wskazując, że składki na polisę OC na rzecz tych osób nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, ponieważ są ponoszone w interesie osób piastujących wskazane stanowiska, a nie w interesie samej spółki. Osoby fizyczne, które przyjmują funkcję członka zarządu lub zasiadają w radzie nadzorczej przyjmują na siebie odpowiedzialność za pełnienie tych funkcji.

Z interpretacją Dyrektora KIS zgodził się Wojewódzki Sąd Administracyjny, a następnie Naczelny Sąd Administracyjny, do którego ostatecznie trafiła sprawa. NSA potwierdził, że koszty polisy zostały poniesione w celu zabezpieczenia interesów osób zajmujących określone stanowiska, a nie samej spółki, i tym samym nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Dziękujemy za zgłoszenie!

Skontaktujemy się z Tobą, aby ustalić szczegóły.