Autor: Olga Kochanowska

Dodatkowy urlop z tytułu niepełnosprawności: Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych – art. 19 (Dz. U. z 2025 r. poz. 913) osobie zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni roboczych w roku kalendarzowym. Prawo do dodatkowego urlopu przysługuje po przepracowaniu jednego roku po dniu zaliczenia do jednego ze stopni niepełnosprawności.

Ustalanie wymiaru urlopu przy rozwiązaniu umowy o pracę

W związku z powyższym uprawnieniem powstało pytanie, w jaki sposób ustalić prawo do urlopu dodatkowego w sytuacji, gdy po nabyciu do niego prawa w tym samym roku w krótkim czasie dochodzi do rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem. Czy wymiar urlopu należy ustalić proporcjonalnie do okresu przepracowanego w danym roku, czy może pracownik do dnia rozwiązania umowy o pracę może wykorzystać pełne 10 dni tego urlopu, a w razie jego niewykorzystania należy wypłacić ekwiwalent?

Stanowisko MRPiPS

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 1 sierpnia 2025 r. wyjaśniło, że gdy w roku, w którym osoba nabyła prawo do pierwszego dodatkowego urlopu wypoczynkowego dochodzi do rozwiązania umowy o pracę (np. z dniem 31 sierpnia 2025 r.), to wymiar tego urlopu należy ustalić proporcjonalnie do okresu przepracowanego w tym roku. Pracownik musi wykorzystać pełne 10 dni dodatkowego urlopu wypoczynkowego, a w razie jego niewykorzystania należy wypłacić mu ekwiwalent za urlop.

Jak wskazał resort: „(…) Urlop w tym wymiarze pracownik może wykorzystać do dnia rozwiązania stosunku pracy. Jeśli do tego dnia nie zostanie on wykorzystany w naturze (jako czas wolny od pracy), pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. (…)”.

W wydanej w dniu 1 lipca bieżącego roku interpretacji indywidualnej (nr DI/200000/43/546/2025) Zakład Ubezpieczeń Społecznych potwierdził, że składki na ubezpieczenia społeczne pracowników należy obliczyć uwzględniając wszystkie wypłaty dokonane pracownikowi w danym miesiącu. Dotyczy to również sytuacji, gdy wypłaty te dotyczą zupełnie różnych okresów.

Interpretacja indywidualna została wydana na wniosek przedsiębiorcy z branży automotive, u którego obowiązywała procedura motywacji pracowników, na podstawie której określona, najbardziej efektywna grupa pracowników otrzymywała premię roczną za osiągnięte wyniki. Z uwagi na kryzys panujący chwilowo w branży zarząd spółki podjął decyzję o wstrzymaniu wypłat premii. Od stycznia 2025 r. spółka wyłączyła wartość premii z podstaw zasiłkowych pracowników.

Procedura wypłaty premii w spółce

Wypłatę premii przywrócono w momencie, gdy sytuacja w branży uległa znacznej poprawie. Sposób wypłaty uległ jednak zmianie, gdyż premia była płatna w dwóch częściach:

• pierwsza rata w wartości 50% premii rocznej, która ma zostać wypłacona do dnia 10 czerwca 2025 r.,
• druga rata płatna w terminie do dnia 10 grudnia 2025 r. pod warunkiem utrzymania aktualnego poziomu sprzedaży, po ostatecznym rozliczeniu poziomu jej wykonania.

Składki na ubezpieczenia społeczne a premia roczna

Wnioskodawca zwrócił się z pytaniem do ZUS, czy do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne powinien włączyć premię roczną w wysokości 1/12 premii wypłaconej w ubiegłym roku, czy też dodatkowo uwzględnić premię wypłaconą w bieżącym roku do 10 czerwca, czyli podstawę wymiaru będzie stanowiła 1/12 premii wypłaconej za ubiegły rok oraz 1/6 premii wypłaconej w bieżącym roku?

W wydanej interpretacji Zakład Ubezpieczeń Społecznych potwierdził, że jeśli część premii rocznej zostanie wypłacona do 10 czerwca oraz do 10 grudnia danego roku kalendarzowego, to ta część premii jako przychód pracownika ze stosunku pracy osiągnięty w danym miesiącu stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w miesiącu wypłaty premii, nawet gdy dotyczy ona różnych okresów.

Zasady ustalania podstawy wymiaru składek

Jak podkreślił ZUS przy ustalaniu podstawy wymiaru składek należy uwzględnić faktyczną wypłatę środków, a nie wynagrodzenie jakie pracownik powinien otrzymać zgodnie z umową lub regulacjami wewnątrzzakładowymi. Powyższe wynika z § 2 ust. 6 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 września 2017 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Przepis ten stanowi że: “Dla każdego ubezpieczonego, którego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód, w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, płatnik składek w raporcie lub imiennym raporcie miesięcznym korygującym, o którym mowa w art. 41 ust. 6 ustawy, zwanym dalej “raportem korygującym”, oraz w deklaracji i deklaracji rozliczeniowej korygującej, o której mowa w art. 47 ust. 3 ustawy, zwanej dalej “deklaracją korygującą”, uwzględnia należne składki na ubezpieczenia społeczne od wszystkich dokonanych lub postawionych do dyspozycji ubezpieczonego wypłat – od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego deklaracja dotyczy – stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, z uwzględnieniem ograniczenia, o którym mowa w art. 19 ustawy.“

Nowe stawki opłat za wydanie dokumentacji: Projekt rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania zakłada zmianę opłat za udostępnianie dokumentacji płacowej.

Dotychczasowe stawki i planowane podwyżki

Dotychczasowe stawki opłat za wydanie dokumentacji nie były zmieniane przez ostatnich 20 lat, nic więc dziwnego, że propozycja zawarta w projekcie zakłada znaczące podwyżki. Maksymalne stawki za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji mają wzrosnąć nawet o ponad 100%, a łączna opłata za jednorazowe zamówienie może wynieść nie 200 zł, lecz aż 454 zł.

Wzrost stawek opłat za wydanie dokumentacji płacowej

Stawki opłat za wydanie dokumentacji po zmianach będą kształtować się następująco:

• opłata za sporządzenie: kopii świadectwa pracy wyniesie 39 zł (obecnie 17 zł)
• odpis za każdą rozpoczętą stronę kopii 79 zł (obecnie 35 zł),
• kopia dokumentu pracowniczego innego niż świadectwo pracy, w tym potwierdzającego wysokość wynagrodzenia – 9 zł ( obecnie 4 zł)
• odpis kopii dokumentu innego niż świadectwo pracy 18 zł (obecnie 8 zł).
• kopia każdej karty kartoteki zarobkowej bądź zasiłkowej albo strony listy płac bądź odpis skrócony wysokości zarobków na podstawie list płac, za każdą pozycję zestawienia (kwotę wynagrodzenia rocznego albo wynagrodzenia za krótszy okres faktycznie przepracowany w ciągu roku) ma po zmianach kosztować 9 zł (obecnie 4 zł).

Łączna opłata od jednorazowo złożonego zamówienia nie przekroczy kwoty 454 zł (dotychczas 200 zł). Powyższe ceny zawierają w sobie kwoty podatku od towarów i usług.

Harmonogram wejścia w życie nowych przepisów

Projekt rozporządzenia jest obecnie na etapie konsultacji publicznych, a wejście w życie nowych przepisów planowane jest w terminie 14 dni od ich ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał w dniu 10 lipca 2025 r. interpretację indywidualną (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.463.2025.2.AK) odnośnie możliwości zastosowania przez płatnika ulgi dla młodych do przychodów ze stosunku pracy w sytuacji, gdy wypłata wynagrodzenia wypada dokładnie w dniu 26. urodzin pracownika.

Pytanie przedsiębiorcy dotyczące ulgi PIT

Przedsiębiorca, który zwrócił się do Krajowej Informacji Skarbowej z wnioskiem o wydanie interpretacji chciał otrzymać potwierdzenie, czy wypłacone w dniu 26. urodzin wynagrodzenie za pracę można potraktować jako otrzymane przez podatnika do ukończenia 26. roku życia, i czy w związku z tym jest ono wolne od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do kwoty 85 528 zł, i tym samym zatrudniający nie powinien pobierać zaliczki na podatek dochodowy od tego wynagrodzenia.

Zakres przychodów objętych ulgą dla młodych

Zgodnie z ww. artykułem wolne od podatku dochodowego są przychody:

• ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy,
• z umów zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8,
• z tytułu odbywania praktyki absolwenckiej, o której mowa w przepisach ustawy z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich (Dz. U. z 2018 r. poz. 1244),
• z tytułu odbywania stażu uczniowskiego, o którym mowa w art. 121a ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe,
• z zasiłku macierzyńskiego, o którym mowa w ustawie z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa,
• otrzymane przez podatnika do ukończenia 26. roku życia, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 85 528 zł;

Dyrektor KIS potwierdził w interpretacji, że prawo do ulgi dla młodych przysługuje podatnikowi włącznie z dniem 26. urodzin, gdyż jest to dzień, w którym pracownik nie ukończył jeszcze 26. roku życia. Zgodnie bowiem z art. 12 § 4 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa:  Terminy określone w latach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim roku, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim roku nie było – w dniu, który poprzedzałby bezpośrednio ten dzień.

Deregulacja przepisów a RODO: W ramach kolejnych planów deregulacji w obowiązujących przepisach rząd planuje rezygnację z pisemnej formy upoważnień do przetwarzania danych osobowych w następujących aktach:

• Kodeksie pracy,
• ustawie o badaniach klinicznych produktów,
• ustawie o ochronie sygnalistów.

Stanowisko Prezesa UODO

Opinię na temat propozycji zmian w przepisach przekazał Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Jak wskazał art. 29 rozporządzenia 2016/679 RODO nie nakłada wymogu pisemnej formy upoważnienia, wydawanego przez administratorów jako warunku dopuszczenia osoby do przetwarzania danych osobowych. Regulacje krajowe zawierające obowiązek udzielania pisemnych upoważnień do przetwarzania są rozwiązaniami nadmiarowymi, gdyż pisemne upoważnienie nie jest środkiem wymaganym przez rozporządzenie o ochronie danych osobowych.

Znaczenie upoważnień dla ochrony danych

Upoważnienia do przetwarzania danych stanowią formę zabezpieczenia m.in. praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą, ale to administrator, który rezygnuje z pisemnej formy upoważnienia w myśl zasady rozliczalności, powinien być w stanie wykazać, że upoważnienia zostały nadane i istnieje rzeczywista kontrola sprawowana przez osoby uprawnione nad danymi osobowymi.

Zdaniem Prezesa UODO prawodawca planując deregulację przepisów powinien rozważyć przeprowadzenie testu prywatności w procesie tworzenia prawa, w tym oceny skutków dla ochrony danych.

Zakaz wypowiedzenia wynikający z ochrony przedemerytalnej obejmuje także pracownika, któremu umowa na czas określony kończy się przed osiągnięciem wieku emerytalnego – tak brzmi uchwała poszerzonego składu siedmiorga sędziów Izby Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Sądu Najwyższego (uchwała z 30 września 2025 roku, sygn III PZP 6/24).

Przepisy Kodeksu pracy dotyczące zakazu wypowiedzenia

Zgodnie z art. 39 Kodeksu pracy pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę pracownikowi, któremu brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, jeżeli okres zatrudnienia umożliwia mu uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku.

Przebieg sprawy sądowej

Rozpatrywana sprawa dotyczyła pracownika zatrudnionego na czas określony (na okres jednego roku), którego zwolniono w okresie gdy obowiązywała go ochrona przedemerytalna. Umowa obowiązywała do 15 listopada 2023 roku, pracownik został zwolniony z końcem marca 2023 roku, a 22 czerwca 2026 pracownik osiąga wiek emerytalny. Pracownik zakwestionował wypowiedzenie i sprawa trafiła do sądu.

Stanowisko sądów I i II instancji

W pierwszej instancji sąd przyznał racje pracownikowi, i zasądził na jego rzecz odszkodowanie. Pozwana firma zdecydowała się na odwołanie od wyroku, a sąd drugiej instancji skierował pytanie do SN, czy zakaz wypowiedzenia z art. 39 Kodeksu pracy obowiązuje także wówczas, gdy umowę zawarto na okres, który upływa przed osiągnięciem przez zatrudnionego wieku emerytalnego. Jak wskazał sąd w uzasadnieniu pytania: „Pracodawca nie miał obowiązku zawierania kolejnej umowy o pracę, a okres zatrudnienia nie gwarantował powodowi dopracowania u tego pracodawcy do emerytury. Powstaje zatem pytanie, czy w takiej sytuacji powód był objęty zakazem wypowiedzenia umowy o pracę”.

Uzasadnienie Sądu Najwyższego

Zdaniem Sądu Najwyższego ochrona przedemerytalna nie jest warunkowana założeniem, że pracownik ma doczekać w zatrudnieniu wieku emerytalnego. Zakaz wypowiedzenia umowy o pracę wynikający z art. 39 Kodeksu pracy dotyczy także umowy zawartej na czas określony, w tym też takiej, której okres obowiązywania upływa przed osiągnięciem przez pracownika wieku emerytalnego.

W dniu 26 września br. w Sejmie miała pierwsze czytanie ustawa o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych (druk nr 1627). Projekt ten ma implementować do polskiego porządku prawnego unijną dyrektywę w sprawie adekwatnych wynagrodzeń minimalnych w Unii Europejskiej, której termin wdrożenia upłynął 15 listopada 2024 roku.

Celem dyrektywy UE jest między innymi objęcie przynajmniej 80% pracowników układami zbiorowymi pracy – w Polsce obecnie objętych jest nimi tylko 15% pracowników.

Usprawnienia w zawieraniu i rejestrowaniu układów

Nowe przepisy mają za zadania usprawnić proces zawierania, rejestrowania oraz stosowania układów zbiorowych, co ma zostać zrealizowane dzięki możliwości elektronicznego zgłaszania układów do Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy. W ewidencji wpisane będą także porozumienia zbiorowe zawarte przez co najmniej dwóch pracodawców.

Elastyczny czas obowiązywania układów

Ustawa o układach zbiorowych pracy przewiduje również możliwość elastycznego czasu obowiązywania zawartych układów – to strony będą mogły zdecydować, czy chcą zawrzeć układ na czas określony (z możliwością jego przedłużania), czy na czas nieokreślony.

W projekcie ustawy przewidziano też, że w razie sporu, jeśli związek zawodowy i pracodawca nie dojdą do porozumienia podczas negocjacji, możliwe będzie skorzystanie z pomocy bezstronnego mediatora.

Projekt został skierowany do prac w Komisji Polityki Społecznej i Rodziny, która ma czas na sporządzenie sprawozdania do dnia 14 października 2025 r.

Wejście w życie i inne zmiany w Kodeksie pracy

Nowe przepisy mają wejść w życie po 14 dniach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.

Na tym samym posiedzeniu w dniu 26 września Sejm przyjął poprawki Senatu do poselskiego projektu ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, i ustawa została skierowana do podpisu Prezydenta. Przepisy ustawy wprowadzają zmiany w zakresie wliczania do stażu pracy także m.in. pracy na podstawie umowy zlecenia, prowadzenia działalności gospodarczej czy pracy za granicą.

Nowe plany UE dla obywateli Ukrainy objętych ochroną: Mechanizm ochrony czasowej uruchomiony decyzją wykonawczą Rady UE w marcu 2022 r., został ponownie przedłużony na kolejny rok do 4 marca 2027 r. Natomiast w dniu 16 września br. Rada UE przyjęła kluczowe zalecenia, które są planem działań na okres przygotowujący do stopniowego wycofywania ochrony czasowej obywateli Ukrainy.

Zalecenia integracji i wsparcia dla powrotu do Ukrainy

W opracowanym przez Radę dokumencie znalazły się zalecenia wdrożenia dwóch głównych ścieżek: integracji dla tych obywateli Ukrainy, którzy chcą zostać w danym kraju, i wsparciu dla tych, którzy planują powrót do ojczyzny. Rada UE zaleca państwa członkowskie Unii Europejskiej, by ułatwiały dostęp do krajowych zezwoleń na pobyt, wydawane na podstawie zatrudnienia, prowadzenia działalności gospodarczej, nauki czy ze względów rodzinnych.

Dobrowolne wyjazdy rekonesansowe i zachowanie praw

Nowe plany UE dla obywateli Ukrainy zakładają też, by w ramach zachęcania osób, które chcą wrócić do Ukrainy państwa członkowskie wspierały dobrowolne wyjazdy rekonesansowe na teren Ukrainy jej obywateli, co ma pomóc zorientować się w sytuacji panującej na terenie kraju i podjąć decyzję o ewentualnym powrocie. Osoby korzystające z programu dobrowolnych powrotów mają zachować prawo do legalnego pobytu i świadczeń związanych z ochroną czasową aż do dnia faktycznego powrotu do kraju.

Przepisy polskie i przedłużenie tymczasowej ochrony w Polsce

W ostatni piątek, 26 września 2025 roku Prezydent podpisał ustawę o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa, przedłużającą okres obowiązywania tymczasowej ochrony w Polsce do 4 marca 2026 r.

Zmiany w systemie świadczeń rodzinnych i obowiązki ZUS

Przepisy ustawy zmieniają też system otrzymywania świadczeń na rzecz rodziny przez cudzoziemców. Prawo do świadczeń zostało powiązane z aktywnością zawodową rodzica oraz nauką dzieci w polskiej szkole (wyjąwszy np. osoby z niepełnosprawnościami), a także z uzyskiwaniem przez cudzoziemców co najmniej 50 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę (w 2025 roku będzie to 2333 zł brutto).

Ustawa nakłada też na Zakład Ubezpieczeń Społecznych obwiązek weryfikacji, czy dany cudzoziemiec był aktywny zawodowo, i czy świadczenie rodzinne jest mu należne.

W związku z podpisaniem ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy Prezydent wycofa swój projekt ustawy, który trafił do Sejmu po sierpniowym wecie.

Publikacja ustawy i wejście w życie

Ustawa z dnia 12 września 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu weryfikacji prawa do świadczeń na rzecz rodziny dla cudzoziemców oraz o warunkach pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa została opublikowana w Dzienniku Ustaw w dniu 29.09.2025 r. (Dz.U. z 2025 r., poz. 1301). Ustawa wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.

Najnowsze ustawy przyjęte przez Senat: Na posiedzeniu Senatu w dniach 24 i 25 września 2025 roku zostały przyjęte bez poprawek następujące projekty ustaw, przekazane przez Sejm w dniu 15 września 2025 roku:

• Ustawa o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, która likwiduje obowiązek przechowywania przez przedsiębiorców dokumentów zgłoszeniowych wysłanych elektronicznie do ZUS. Ustawa wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.
• Ustawa o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, która upraszcza udostępnianie danych z konta płatnika składek w ZUS. Po zmianach Zakład Ubezpieczeń Społecznych będzie mógł nieodpłatnie udostępniać dane o płatnikach składek w zakresie potrzebnym do weryfikacji sytuacji finansowej i gospodarczej płatnika składek osobom fizycznym, osobom prawnym oraz jednostkom organizacyjnym nieposiadającym osobowości prawnej, które są przedsiębiorcami. Ustawa wchodzi w życie pierwszego dnia miesiąca po upływie 12 miesięcy od dnia ogłoszenia.

Na ostatnim posiedzeniu Senat wniósł również poprawki techniczne do dwóch następujących ustaw:

• Ustawa o zmianie ustawy o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy oraz ustawy o podatku od towarów i usług. Jest to ustawa deregulacyjna, która wprowadza możliwość weryfikacji kontrahentów biznesowych pod kątem rejestracji w wykazie podatników VAT.
• Ustawa o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, wprowadzająca zmiany w zakresie wliczania do stażu pracy także m.in. pracy na podstawie umowy zlecenia, prowadzenia działalności gospodarczej czy pracy za granicą. Sejm na posiedzeniu w dniu 26 września br. przyjął poprawki i ustawa została przekazana do podpisu Prezydenta.

Zgodnie z art. 122 ust. 1 Konstytucji Prezydent ma 21 dni na podpisanie ustaw.