W dniu 31 marca 2026 roku upływa termin na złożenie ZUS ZSWA za 2025 rok. ZUS ZSWA to zgłoszenie/korekta danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Płatnicy składek przesyłają ten formularz, aby wykazać okresy pracy wymagane do emerytury pomostowej, informując ZUS o zatrudnieniu osób wykonujących prace szczególne.

Prace w szczególnych warunkach – kto podlega zgłoszeniu ZUS ZSWA

Zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 roku o emeryturach pomostowych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1696) prace w szczególnych warunkach to prace związane z czynnikami ryzyka, które z wiekiem mogą z dużym prawdopodobieństwem spowodować trwałe uszkodzenie zdrowia, wykonywane w szczególnych warunkach środowiska pracy, determinowanych siłami natury lub procesami technologicznymi, które mimo zastosowania środków profilaktyki technicznej, organizacyjnej i medycznej stawiają przed pracownikami wymagania przekraczające poziom ich możliwości, ograniczony w wyniku procesu starzenia się jeszcze przed osiągnięciem wieku emerytalnego, w stopniu utrudniającym ich pracę na dotychczasowym.

Obowiązki płatników składek wobec ZUS

Płatnicy składek mają obowiązek obliczania, rozliczania i opłacania co miesiąc składek na Fundusz Emerytur Pomostowych, a raz w roku do 31 marca są zobowiązani złożyć do ZUS formularz ZUS ZSWA z informacjami za poprzedni rok kalendarzowy.

Wyjątki od terminu złożenia ZUS ZSWA – emerytura, upadłość i likwidacja

Od powyższej zasady istnieje kilka wyjątków, a mianowicie:

• jeżeli pracownika, za którego płatnik składek opłacał składki na Fundusz Emerytur Pomostowych złożył wniosek o emeryturę pomostową – formularz ZUS ZSWA należy złożyć w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia przez pracownika wniosku o emeryturę pomostową,
• w przypadku, gdy płatnik składek został postawiony w stan upadłości lub likwidacji – formularz ZUS ZSWA należy złożyć nie później niż w dniu przekazania dokumentu wyrejestrowania płatnika składek.

Formularz za rok poprzedni i bieżący w jednym terminie

Jeżeli złożenie wniosku o emeryturę pomostową bądź upadłość lub likwidacja płatnika składek mają miejsce przed złożeniem formularza ZUS ZSWA za poprzedni rok kalendarzowy, w tym samym terminie płatnik składek przekazuje do ZUS formularza ZUS ZSWA za poprzedni i bieżący rok kalendarzowy.

W najbliższy weekend, czyli z soboty 28 marca na niedzielę 29 marca 2026 roku przestawiamy zegarki  godziny 2.00 na godzinę 3.00. Poza skróceniem czasu snu jak co roku pojawiają się pytania i wątpliwości związane z czasem pracy (i co za tym idzie również z wynagrodzeniem) osób świadczących pracę w nocy.

Zmiana czasu a wynagrodzenie pracowników na nocnej zmianie

Pracownicy, którzy są zatrudnieni na nocnej zmianie w związku ze zmianą czasu z zimowego na letni przepracują godzinę mniej w stosunku do tego, co wynika z wymiaru czasu pracy. Nie oznacza to obniżenia należnego wynagrodzenia, gdyż zmiana czasu wynikająca z obowiązujących przepisów nie wpływa na obniżenie stawki wynagrodzenia. I tak pracownik, który otrzymuje stałą stawkę miesięczną otrzyma ją w niezmienionej wysokości, i tak samo pracownik wynagradzany stawką godzinową powinien otrzymać wynagrodzenie za taką liczbę godzin, jaka przypada do przepracowania w danym okresie.

Dodatek nocny i nadgodziny przy zmianie czasu – jak rozliczyć pracę

W przypadku dodatku za pracę w nocy pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w porze nocnej w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów. Natomiast w sytuacji zmiany czasu nie wypłaca się go za “niewypracowaną” godzinę. Tak samo należy postąpić przy wypłacie dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych, które wypadną w noc zmiany czasu – przy jego obliczaniu należy brać pod uwagę tylko faktycznie przepracowany przez pracownika czas.

Dlaczego wprowadzono zmianę czasu

Zmiana czasu została wprowadzona po raz pierwszy w 1916 roku w Niemczech, a jej uzasadnieniem było lepsze wykorzystanie światła dziennego i oszczędność energii. Jednak od lat budzi kontrowersje, związane przede wszystkim z jej negatywnym wpływem na zdrowie, ale także z generowaniem niepotrzebnych kosztów m.in w transporcie.

Czy Unia Europejska zlikwiduje zmianę czasu

Dyskusje o rezygnacji ze zmiany czasu trwają w Unii Europejskiej od kilku lat, w wyniku których powstał projekt dyrektywy COM/2018/639, który miał pozwolić krajom UE wybrać – czas letni lub zimowy – i przy nim pozostać. Niestety do dziś państwa członkowskie nie osiągnęły porozumienia i Komisja Europejska zaleciła więc dalsze stosowanie dotychczasowych zasad co najmniej do końca 2026 roku, co oznacza, że nadal przestawiamy zegarki.

W dniu 24 marca 2026 roku Prezydent podpisał Ustawę z dnia 13 lutego 2026 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

Cel ustawy to uproszczenie procedur i deregulacja

Celem ustawy jest deregulacja przepisów i uproszczenie składania wniosków o świadczenia pieniężne z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Wniosek o przyznanie i wypłatę zasiłku będzie można składać w postaci papierowej (jak do tej pory) lub elektronicznej – jeżeli płatnikiem zasiłku jest płatnik składek.

Składanie wniosków do ZUS po zmianach

Jeżeli płatnikiem zasiłku jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych, to wniosek można będzie składać na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS lub adres doręczeń elektronicznych w formie dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych dostępnego w systemie teleinformatycznym udostępnionym bezpłatnie przez Zakład
Ubezpieczeń Społecznych.

Powyższe rozwiązania i uproszczenie składania wniosków o świadczenia spowodują odciążenie płatników składek od konieczności archiwizowania dokumentów składanych dotychczas do ZUS papierowo.

Ustawa wchodzi w życie po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.

Kwota 11 461 030 zł – taką karę nałożył Urząd Ochrony Danych Osobowych na spółkę z branży logistycznej – firmę kurierską DPD, uznając, po kontroli wszczętej z urzędu, że w ramach jej modelu operacyjnego doszło do dwóch odrębnych naruszeń RODO.

Wadliwy system upoważnień do przetwarzania danych osobowych

Pierwsze naruszenie przepisów RODO (art. 24 ust.1 i 2, art. 29 oraz art. 32 ust.1 i 4 RODO) dotyczyło wadliwego systemu upoważnień do przetwarzania danych osobowych i brak środków organizacyjnych. Spółka wdrożyła elektroniczną platformę szkoleniową. Po zaliczeniu testu z ochrony danych system automatycznie generował plik z treścią „upoważnienia”, zapisywał go na dysku pracownika. Brakowało: podpisu członka zarządu lub osoby umocowanej, formalnie wyznaczonej osoby do nadawania upoważnień, a także możliwości ustalenia, kto i komu nadał upoważnienie. Spółka traktowała fakt zaliczenia testu jako równoważne z udzieleniem upoważnienia.

Błędy w upoważnieniach do danych według UODO

Prezes UODO w decyzji z 5 marca 2026 r. (DKN.5112.1.2023) wskazał, że:

• upoważnienie musi być oświadczeniem woli administratora, powinno być podpisane nie może być generowane automatycznie „w reakcji” na działanie pracownika,
• system nie zapewniał rozliczalności,
• nie było możliwości przypisania aktu udzielenia upoważnienia konkretnej osobie uprawnionej (na upoważnieniach nie było imion i nazwisk),
• spółka nie wdrożyła własnej polityki ochrony danych (brak wyznaczenia osoby nadającej upoważnienia).

Drugie naruszenie RODO dotyczyło przewoźników zewnętrznych

Drugie naruszenie przepisów RODO (art. 28 ust. 3 RODO) dotyczyło zlecenia transportu zewnętrznym podmiotom. Firma przy transporcie pomiędzy swoimi oddziałami przesyłek zawierających etykiety adresowe korzystała z usług zewnętrznych przewoźników, bez uprzedniego zawarcia z nimi umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.

W stanowisku z 2 marca 2026 roku Biuro Informacji Głównego Inspektoratu Pracy odpowiedziało na pytanie, jak wskazać termin wypłaty ekwiwalentu za urlop pracownikowi, z którym umowa o pracę została rozwiązana w połowie miesiąca.

Kiedy przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Zgodnie z przepisami art 171  § 1 Kodeksu pracy, w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Po zmianach wprowadzonych ustawą z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2026 r., poz. 25) pracodawca ma wypłacać ekwiwalent pieniężny w terminie wypłaty wynagrodzenia, a jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, ekwiwalent należy wypłacić w terminie 10 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Rozwiązanie umowy 15 dnia miesiąca a termin wypłaty ekwiwalentu za urlop

Jaki więc będzie termin wypłaty ekwiwalentu za urlop, gdy rozwiązanie umowy o pracę następuje 15 dnia miesiąca, a stały termin wypłaty wynagrodzenia u przedsiębiorcy przypada 10. dnia miesiąca?

Stanowisko GIP: wypłata w najbliższym terminie po ustaniu zatrudnienia

Zgodnie ze stanowiskiem GIP w takiej sytuacji jak opisana powyżej ekwiwalent powinien zostać wypłacony właśnie w terminie 10. dnia miesiąca, gdyż przyjmuje się zasadę wypłaty w najbliższym terminie przypadającym po rozwiązaniu umowy. Jak podkreślił GIP pracodawca może też dobrowolnie wypłacić ekwiwalent wcześniej, gdyż przepisy określają maksymalny dopuszczalny termin wypłaty ekwiwalentu za urlop, ale nie zabraniają dokonania wcześniejszej jego wypłaty, czyli już w dniu zakończenia pracy lub tuż po nim.

Od 12 marca 2026 roku klienci indywidualni nie mogą kontaktować się z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych za pośrednictwem ePUAP, a wnioski i pisma wysyłane do Zakładu tą drogą nie są rozpatrywane.

Powyższa zmiana to kolejny krok w kierunku ujednolicenia komunikacji z całą administracją publiczną, i w związku z tym funkcję komunikacyjną z ZUS przejęły e-Doręczenia.

Elektroniczne formy kontaktu z ZUS – e-Doręczenia i portal eZUS

Klienci mogą obecnie kontaktować się z Zakładem dwiema drogami elektronicznymi:

• poprzez e-Doręczenia, które zapewniają potwierdzenie nadania oraz odbioru i są prawnym odpowiednikiem listu poleconego za zwrotnym poświadczeniem odbioru.

• Poprzez portal eZUS, który pozostaje głównym kanałem dla płatników składek, ubezpieczonych i świadczeniobiorców. Za jego pośrednictwem można składać wnioski, sprawdzać stan konta i odbierać decyzje.

ZUS honorował do 11 marca korespondencję nadsyłaną poprzez ePUAP, więc wnioski przesłane do tej daty do Zakładu zostaną rozpatrzone.

Od dnia 27 stycznia 2026 roku na mocy przepisów ustawy z 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2026 r. poz. 25) wprowadzone zostały zmiany w zasadach wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Wcześniejsze orzecznictwo SN zobowiązywało do wypłaty ekwiwalentu za urlop w dniu rozwiązania umowy o pracę.

Termin wypłaty ekwiwalentu pieniężnego po zmianach przepisów

Zgodnie z nowymi regulacjami wypłaty ekwiwalentu pieniężnego dokonuje się w terminie wypłaty wynagrodzenia. Jeżeli jednak termin wypłaty wynagrodzenia wypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, to wypłaty dokonuje się w terminie 10 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jeżeli termin wypłaty ekwiwalentu wypada w dzień wolny od pracy, ekwiwalent wypłaca się w dniu poprzedzającym ten dzień.

Termin wypłaty ekwiwalentu za urlop – jak liczyć po zmianach przepisów?

W związku ze zmianami w przepisach powstało pytanie czy termin wypłaty ekwiwalentu, o którym mowa w art. 171 § 4 K.p., to najbliższy termin wypłaty wynagrodzeń od dnia ustania stosunku pracy, czy też termin wypłaty wynagrodzeń za miesiąc, w którym doszło do ustania stosunku pracy? I jeszcze ile dni po terminie płatności wynagrodzeń ustalonym zgodnie z art. 85 K.p. obejmuje art. 171 § 5 K.p., a kiedy zaczyna obowiązywać art. 171 § 4 K.p.? Czyli gdy pracodawca wypłacający wynagrodzenia 10. dnia następnego miesiąca rozwiązuje stosunki pracy odpowiednio w dniach 11-13 marca, 16-20 marca, 23-31 marca. to w którym z tych przypadków wypłaca ekwiwalent urlopowy w ciągu 10 dni po ustaniu stosunku pracy, a w których 10 kwietnia 2026 r.?

Zgodnie z odpowiedzią Ministerstwa “(…) w świetle przepisu art. 171 § 4 K.p. jeżeli ustalonym u danego pracodawcy, zgodnie z art. 85 K.p., terminem wypłaty wynagrodzenia jest np. 26 dzień miesiąca, to przykładowo, gdy stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu w dniu 31 marca br., pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany do tej daty urlop wypoczynkowy, zgodnie z § 5 tego artykułu (tj. w terminie 10 dni od dnia rozwiązania stosunku pracy).“

Natomiast zgodnie z art 171 § 5. powyższego przepisu nie stosuje się, jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W takim przypadku wypłaty ekwiwalentu pieniężnego dokonuje się w terminie 10 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jeżeli ustalony w ten sposób termin wypłaty ekwiwalentu jest dniem wolnym od pracy, ekwiwalent wypłaca się w dniu poprzedzającym ten dzień.

i dalej Ministerstwo: “(…) Jeśli natomiast ustalonym u danego pracodawcy, zgodnie z art. 85 K.p., terminem wypłaty wynagrodzenia jest np. dziesiąty dzień następnego miesiąca i przykładowo stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu w dniu 11, 15 czy też 31 marca br., to w takiej sytuacji będzie miał zastosowanie – stanowiący zasadę – przepis art. 171 § 4 K.p. i pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany do tej daty urlop wypoczynkowy, zgodnie z tym przepisem (tj. w tym przypadku – nie później niż w dniu 10 kwietnia br.). Należy bowiem zauważyć, że przepis art. 171 § 4 K.p. jest zasadą a przepis art. 171 § 5 K.p. wyjątkiem od niej, który – w opinii MRPiPS – ma zastosowanie tylko w sytuacji gdy wypłata wynagrodzenia za dany miesiąc ma miejsce w tym samym miesiącu. W konsekwencji przepis art. 171 § 5 K.p. nie będzie miał zastosowania w żadnej z sytuacji opisanych w pytaniu nr 2. (…)”.

Nie będzie nowych przepisów nakładających na pracodawców obowiązek informowania o nieprzedłużeniu umowy na czas określony – tak wynika z odpowiedzi Ministry Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej na interpelację poselską nr 12643.

Stanowisko MRPiPS i propozycje zmian w interpelacji

W złożonej interpelacji posłanka Marta Stożek skierowała do MRPiPS pytanie, czy planuje ono podjąć prace legislacyjne zmierzające do wprowadzenia obowiązku pisemnego informowania pracownika o zamiarze nieprzedłużenia umowy na czas określony w terminach tożsamych z obecnie obowiązującymi okresami wypowiedzenia?

W interpelacji padła też propozycja rozważenia wprowadzenia obowiązku pisemnego informowania pracownika o zamiarze nieprzedłużenia umowy w terminach dostosowanych do obecnie obowiązujących okresów wypowiedzenia, czyli:

• 2 tygodnie – jeżeli zatrudnienie trwało krócej niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc – jeżeli zatrudnienie trwało co najmniej 6 miesięcy.

Dlaczego resort nie planuje zmian przepisów

W udzielonej odpowiedzi Ministerstwo poinformowało, że nie planuje prowadzenia
prac mających na celu wprowadzenie obowiązku pisemnego informowania pracowników o nieprzedłużeniu umów na czas określony. Jak wskazał resort, umowa o pracę na czas określony zakłada trwanie stosunku pracy między stronami tylko przez ściśle oznaczony okres i zgodnie z ich wolą. Tak więc w przypadku umów zawieranych na czas określony, obie strony przy samym zawarciu takiej umowy o pracę zgodnie decydują, kiedy ulegnie ona rozwiązaniu.

Ustawa o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw została uchwalona przez Parlament i w dniu 12 marca 2026 r. została przekazana do podpisu do Prezydenta.

Zgodnie z art. 16 ustawy podmioty będą miały 12 miesięcy od dnia wejścia jej w życie  na dobrowolną zmianę umów cywilnoprawnych na umowy o pracę, czyli jest to dwukrotnie dłuższy czas w stosunku do przewidzianego we wcześniejszej wersji projektu przekazanego przez Rząd do Parlamentu.

Uprawnienia Okręgowego Inspektora Pracy i procedura przekształcenia umów

Okręgowy Inspektor Pracy, po umożliwieniu stronom stosunku prawnego zajęcia stanowiska, będzie uprawniony do wydania polecenia usunięcia naruszeń dotyczących:

• funkcjonowania umowy cywilnoprawnej, lub
• niezawarcia umowy o pracę – w sytuacji gdy w stosunku prawnym łączącym strony dominują cechy stosunku pracy określone w art. 22 § 1 KP.

Jeśli polecenie nie zostanie wykonane, Okręgowy Inspektor Pracy będzie miał możliwość wszczęcia postępowania administracyjnego, które będzie mogło zakończyć się wydaniem decyzji o przekształceniu umowy. W postępowaniu administracyjnym dotyczącym decyzji OIP ma być uwzględniana wola stron, o ile nie jest ona sprzeczna z prawem, a w szczególności z przepisami prawa pracy lub zasadami współżycia społecznego albo nie zmierza do obejścia prawa.

Odwołanie od decyzji i zmiany w projekcie ustawy

Odwołanie od decyzji Okręgowego Inspektora Pracy do sądu będzie można wnieść w terminie 30 dni, a sąd ma 30 dni na wyznaczenie pierwszej rozprawy. Do czasu prawomocnego orzeczenia decyzja Inspektora będzie wstrzymana, nie ma więc rygoru natychmiastowej wykonalności, jak zakładała pierwsza propozycja zmian w ustawie o PIP.

Projekt ustawy przekazany do Sejmu dawał Głównemu Inspektorowi Pracy możliwość określenia w drodze zarządzenia, wytycznych zawierających kryteria oceny okoliczności faktycznych stosowanych przez PIP przy ustalaniu istnienia stosunku pracy. W trakcie prac w Parlamencie przepis ten został usunięty.

Wdrożenie reformy i znaczenie dla KPO

Wdrożenie reformy oznaczać będzie realizację kamieni milowych A71G i A72G Krajowego Planu Odbudowy. Ustawa wchodzi w życie po upływie 3 miesięcy od jej ogłoszenia, co oznacza, że już w najbliższe wakacje można spodziewać się pierwszych działań Państwowej Inspekcji Pracy zgodnie z nowymi przepisami.

Na posiedzeniu w dniu 11 marca 2026 roku Sejm uchwalił projekt ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (nr w wykazie prac UD283). Ustawa została przekazana do Senatu, który ma zająć się nią już na posiedzeniu w dniu 12 marca 2026 roku.

Za uchwaleniem ustawy o PIP zagłosowało 230 posłów, 20 było przeciw, a 178 wstrzymało się od głosu. Jedną z przyjętych przez Sejm poprawek była poprawka zaproponowana przez kluby KO, PSL i Lewicy, która doprecyzowuje, że w postępowaniu administracyjnym dotyczącym decyzji inspektora pracy, ma być uwzględniana wola stron, o ile nie jest ona sprzeczna z prawem, a w szczególności z przepisami prawa pracy lub zasadami współżycia społecznego albo nie zmierza do obejścia prawa.

Nowe uprawnienia PIP – możliwość ustalania stosunku pracy decyzją administracyjną

Projekt ustawy o PIP skierowany do Senatu jest już kolejną wersją. Wspólne dla kolejnych wersji przepisów jest przyznanie PIP realnej możliwości stwierdzania istnienia stosunku pracy w drodze decyzji administracyjnej.

Nacisk na jak najszybsze przeprocedowanie ustawy wynika z faktu, że ma ona wypełnić zobowiązania zapisane w Krajowym Planie Odbudowy. Brak realizacji kamieni milowych może kosztować Polskę utratę od 11 do 13 mld zł.

Przepisy ustawy mają zacząć obowiązywać po upływie 3 miesięcy od daty publikacji w Dzienniku Ustaw.