Kategoria: Blog

Zwolnienie ze względu na siłę wyższą

Od 26 kwietnia br. pojawia się nowa absencja związana z rodzicielstwem, która jest konsekwencją wdrożenia do Kodeksu pracy dyrektywy work-life balance. Instytucja ta to zwolnienie ze względu na siłę wyższą w pilnych sprawach rodzinnych, i została uregulowana w art. 148¹ KP.

Kto może zawnioskować o zwolnienie z tytułu siły wyższej?

Każdy pracownik, gdyż nie jest to uprawnienie powiązane z opieką nad dziećmi, choć jest ono mocno zbliżone do zwolnienia na opiekę nad dzieckiem do lat 14, wynikającego z art. 188 KP. Jednak te dwie instytucje będą stosowane niezależnie od siebie. Przesłanką skorzystania z tego zwolnienia będzie konieczność pojawienia się pracownika w innym miejscu niż praca w związku z nagłym wypadkiem, czy zdarzeniem chorobowym członka rodziny.

Czy z uprawnienia tego mogą korzystać obydwoje z rodziców?

Tak, uprawnienie to nie dotyczy tylko dzieci, ale również wypadków, czy chorób innych członków rodziny i dlatego nie ujęto go w art. 189¹ KP, który wskazuje na instytucje, w przypadku których uprawniony jest tylko jeden z rodziców. Tak więc w przypadku wypadku dziecka obydwoje rodzice mogą skorzystać z tego zwolnienia i udać się do szpitala czy na miejsce wypadku.

Czy trzeba złożyć papierowy lub elektroniczny wniosek?

Nie, jest to jedyny przypadek, gdy znowelizowane przepisy Kodeksu pracy nie wymagają złożenia wniosku ani w postaci papierowej, ani w postaci elektronicznej. Wystarczy więc ustne poinformowanie przełożonego, czy wykonanie telefonu w przypadku wykonywania pracy zdalnej lub pracy w terenie przez pracowników mobilnych. Takie rozwiązanie prawne podyktowane jest nadzwyczajnymi okolicznościami uzasadniającymi to zwolnienie od pracy. Po stawieniu się w pracy w kolejnym dniu można ewentualnie wymagać od pracownika, aby uzupełnił wniosek o taką absencję w pulpicie pracowniczym, ale może być ona także zarejestrowana przez przełożonego lub dział HR.

Planowane są zmiany do rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, na podstawie którego w dokumentacji czasu pracy ma zostać dodany wniosek o zwolnienie z tytułu siły wyższej, a więc gdy zostanie on złożony to trzeba go będzie przechowywać, ale nie w aktach osobowych pracownika, a w dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy w części dotyczącej czasu pracy, czyli razem z wnioskami o opiekę nad dzieckiem do lat 14.

Czy trzeba uzasadnić konieczność skorzystania z tego zwolnienia?

W przypadku tego przepisu, odmiennie niż przy urlopie opiekuńczym, nie trzeba wskazywać szczegółowo powodu korzystania ze zwolnienia, a więc wystarczy ustna informacja, że przykładowo żona miała wypadek samochodowy. Co ważne pracodawca nie może zobowiązać pracownika do późniejszego udokumentowania tego faktu, gdyż nie ma do tego podstaw prawnych, i działania takie stanowiłoby naruszenie zasady minimalizacji zbieranych danych osobowych, która wynika z przepisów RODO.

Do kiedy może być złożony wniosek o takie zwolnienie?

Wniosek może być złożony przed rozpoczęciem pracy w danym dniu, jeśli pracownik chciałby skorzystać ze zwolnienia w wymiarze całego dnia, ale może zostać także złożony w trakcie dnia pracy, jeśli zwolnienie będzie godzinowe. Chwila złożenia wniosku będzie w praktyce uzależniona jedynie od momentu, w którym pracownik dowiedział się o zaistnieniu zdarzenia uzasadniającego skorzystanie ze zwolnienia.

Czy pracodawca może odmówić udzielenia zwolnienia?

W tym zakresie w przepisie art. 148¹ § 3 KP przyjęto wprost, że pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia od pracy ze względu na siłę wyższą na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia. Regulacja ta jest analogiczna jak w przypadku urlopu na żądanie, w przypadku którego w art. 167² KP użyto takiego samego sformułowania – „pracodawca jest obowiązany udzielić”. Tak więc należy stwierdzić, że istnieje obowiązek udzielenia takiego zwolnienia w dowolnym momencie dnia roboczego, jeśli pracownik o nie zawnioskuje.

Podstawę prawną stanowi Kodeks pracy. O zasadach udzielania urlopu z tytułu siły wyższej opowiemy szczegółowo na szkoleniu 22 maja, Zmiany w prawie pracy w 2023 roku.

Jak powinna wyglądać aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia w związku z wdrożeniem pracy zdalnej?

Najpóźniej w dniu rozpoczęcia wykonywania pracy zdalnej, wynikającej z nowych przepisów Kodeksu pracy każdy pracownik musi zostać poinformowany przez pracodawcę, o tym kto z firmy jest odpowiedzialny za współpracę z nim w trakcie wykonywania pracy zdalnej oraz jakie osoby mogą dokonywać kontroli. Ponadto należy formalnie wskazać jednostkę organizacyjną, w której strukturze mieści się stanowisko pracownika.

Czy aktualizacja dotyczy pracodawcy, który stosuje tylko pracę zdalną okazjonalną?

Nie, gdyż w jej przypadku nie stosuje się części przepisów nowelizacji, w tym właśnie tego, który nakłada na pracodawców obowiązek aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia (art. 67²¹ Kodeksu pracy). Obowiązek ten dotyczy tylko pracodawców, którzy wdrożyli pracę zdalną całkowitą lub częściową.

Czy konieczne jest zaktualizowanie informacji o warunkach zatrudnienia, jeśli praca zdalna jest wprowadzana na wniosek pracownika rodzica dziecka do lat 4?

W przypadku pracowników z tzw. grup uprzywilejowanych, o których mowa w art. 67¹⁹ § 6 Kodeksu pracy nie ma wyłączenia żadnych obowiązków związanych z wdrożeniem pracy zdalnej, a więc pracodawca powinien takim pracownikom po uzgodnieniu pracy zdalnej przekazać aktualizacje do informacji o warunkach zatrudnienia na ogólnych zasadach. Ta sama zasada dotyczy przypadku wprowadzenia pracy zdalnej w indywidualnym porozumieniu z każdym pracownikiem, także z grup nieuprzywilejowanych.

Czy dla nowych pracowników zatrudnianych od 7 kwietnia trzeba stworzyć dwie informacje o warunkach zatrudnienia?

Nie, w przypadku zatrudniania nowych pracowników, którzy rozpoczną pracę już po wprowadzeniu przepisów o pracy zdalnej do Kodeksu pracy przekazywana będzie tylko jedna – bardziej rozbudowana – informacja o warunkach zatrudnienia. Zostaną w niej ujęte zarówno elementy wynikające z art. 29 § 3 Kodeksu pracy, jak i nowego art. 67²¹ Kodeksu pracy dotyczącego pracy zdalnej.

Jak nowa informacja powinna zostać przekazana pracownikom?

W tym zakresie ustawodawca przewidział dwie możliwości – przekazanie w postaci papierowej lub elektronicznej, w zależności od decyzji pracodawcy. Ważne jest jednak, aby nastąpiło to najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez pracownika wykonywania pracy zdalnej.

Jaką treść ma mieć aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia?

Powinna ona obejmować dwa punkty:

• określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną,
• wskazanie osoby lub organu, o których mowa w art. 31 Kodeksu pracy, odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy

Czy w informacji muszą być wpisane nazwiska osób odpowiedzialnych za współpracę czy uprawnionych do kontroli pracownika?

Nie, jeśli będzie precyzyjnie określone, kto to jest, np. przez wskazanie stanowiska tej osoby. W przypadku kontroli może to być bezpośredni przełożony, pracownicy działu BHP, pracownicy działu HR, pracownicy działu bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych. Warto też wyraźnie rozdzielić zakresy kontroli, do których są upoważnione poszczególne osoby ujęte w informacji o warunkach zatrudnienia.

Czy zmiana struktury organizacyjnej może wymusić zmianę informacji o warunkach zatrudnienia?

Tak, jeśli dotyczy ona komórki organizacyjnej, w której był zatrudniony pracownik wykonujący pracę zdalną. Jeśli komórka dotychczasowa przestaje istnieć, to należy zaktualizować treść informacji o warunkach zatrudnienia, wskazując w niej nową komórkę, w której strukturze aktualnie będzie się mieściło stanowisko pracownika zdalnego.

Łukasz Prasołek

Podstawę prawną stanowi Kodeks pracy. O nowych przepisach dotyczących informacji o warunkach zatrudnienia opowiemy szczegółowo na szkoleniu 22 maja, Zmiany w prawie pracy w 2023 roku.

W jakim miejscu może być wykonywana praca zdalna?

Zgodnie z nową definicją pracy zdalnej miejsce pracy musi być wskazane przez pracownika i każdorazowo uzgodnione z pracodawcą. Może być nim miejsce zamieszkania pracownika, ale również inne miejsca, na które pracodawca wyrazi zgodę. Przemawia za tym zwrot „w tym”, który został wykorzystany w przepisie wprowadzanym do Kodeksu pracy.

Czy w uzgodnieniu wdrażającym pracę zdalną musi być ujęty konkretny adres?

Nie, jeśli będzie to adres zamieszkania pracownika, który jest znany pracodawcy, gdyż wynika on z systemu kadrowo-płacowego i kwestionariuszy personalnych, znajdujących się w aktach osobowych. W takim przypadku w rubryce dotyczącej miejsca pracy można wpisać: „adres zamieszkania pracownika, zgodnie z aktami osobowymi”. Powyższe działanie pozwoli nie aneksować umowy o pracę za każdym razem, gdy pracownik będzie się przeprowadzał.

Warto jednak od razu przyjąć zasadę, że zmiana miejsca zamieszkania nie będzie wymagała co prawda kolejnego uzgodnienia w zakresie miejsca pracy zdalnej, ale nie zwalnia to pracownika z obowiązku złożenia oświadczenia z zakresu BHP dotyczącego stanowiska pracy zdalnej w nowym miejscu pracy. Takie zobowiązanie warto ująć od razu w umowie o pracę.

Kiedy miejsce pracy zdalnej może być inne niż miejsce zamieszkania?

Zawsze, gdy pracownik wskaże takie miejsce i zyska ono akceptację pracodawcy. Co ważne, pracodawca nie ma podstaw prawnych do weryfikowania, czy pracownik ma odpowiedni tytuł prawny do dysponowania danym lokalem. Miejscem takim może być dom rodzinny pracownika, mieszkanie narzeczonej, czy brata lub kolegi, jeśli będzie on posiadał w tych miejscach stanowisko pracy zgodne z przepisami BHP.

Czy można wykonywać pracę zdalną z hotelu?

Teoretycznie nie ma zakazu, ale za odpowiedzią odmowną mogą w tym przypadku przemawiać kwestie związane z BHP i ochroną danych osobowych. W tym drugim przypadku problemem będzie zwłaszcza korzystanie z otwartej sieci hotelowego Internetu, czy zabezpieczenie narzędzi pracy i dokumentów w ciągu dnia np. przed personelem sprzątającym. Z kolei z punktu widzenia BHP należy stwierdzić, że warunkiem niezbędnym do wykonywania pracy w hotelu jest odpowiednie stanowisko pracy, spełniające wymagania ergonomii. W takim przypadku również konieczne będzie złożenie oświadczenia przez pracownika, że jego stanowisko pracy w miejscu uzgodnionym z pracodawcą spełnia wymagania BHP.

Czy można mieć kilka miejsc pracy zdalnej?

Tak i mogą być one od razu uzgodnione przy wprowadzaniu pracy zdalnej. W tym przypadku ważne będzie jednak, czy będą to miejsca, w których praca może być wykonywana zamiennie, czy też okres roku będzie podzielony na odcinki, w trakcie których praca będzie wykonywana okresowo, np. przez 9 miesięcy w roku w miejscu zamieszkania pracownika, a przez kolejne 3 miesiące na działce na Kaszubach. Oczywiście w każdym miejscu wykonywania pracy zdalnej musi być odpowiednie stanowisko pracy, zgodne z wymaganiami wynikającymi z przepisów BHP.

Czy miejsce pracy zdalnej może znajdować się za granicą?

Tak, o ile pracodawca wyrazi na to zgodę. W tym zakresie należy jednak ustalić administracyjne zasady wykonywania pracy przez cudzoziemców w danym kraju, gdyż może się okazać, że istnieje obowiązek zgłoszeniowy do jakiegoś urzędu lokalnego. Ponadto należy zweryfikować obowiązki podatkowe i z zakresu ubezpieczeń społecznych, co będzie miało znaczenie zwłaszcza przy dłuższych okresach świadczenia pracy z zagranicy.

Nie jest również wykluczone, że pracownik będzie wykonywał pracę mieszkając na stałe za granicą.

Czy konieczne jest uzgodnienie miejsca pracy zdalnej, jeśli u danego pracodawcy jest ona wykonywana jedynie okazjonalnie?

Nie, praca zdalna okazjonalna nie wymaga dokonywania uzgodnienia z pracodawcą, gdyż jest uprawnieniem ustawowym, tak więc w jej przypadku nie dochodzi do określania miejsca pracy zdalnej.

Łukasz Prasołek

Jak będzie można wycofać zgodę pracodawcy na pracę zdalną?

Wycofanie zgody będzie zależało od tego, w jakim trybie praca zdalna została wprowadzona, i czy jest ona stosowana od początku zatrudnienia danego pracownika. Szczególny tryb cofnięcia zgody na pracę zdalną jest ponadto konsekwencją poważnych uchybień, które zostaną wykazane w trakcie kontroli pracownika zdalnego.

Jak wycofać zgodę na pracę zdalną, jeśli zatrudniliśmy nowego pracownika, który od początku pracował zdalnie?

W takim przypadku pracownik jest najlepiej chroniony przed zmianą, gdyż praca zdalna jest wpisana od początku do jego umowy o pracę i jej wycofanie wymaga zmiany umowy na ogólnych zasadach, wynikających z Kodeksu pracy. W tym zakresie konieczne jest więc dokonanie wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy lub – gdy strony umowy dojdą do porozumienia – zawarcie aneksu do umowy o pracę w tym zakresie.

Jak wycofać zgodę na pracę zdalną dla zatrudnionych, którzy w trakcie pracy w naszej firmie przeszli na pracę zdalną?

W tym przypadku istnieją dwie możliwości – zmiana umowy o pracę na ogólnych zasadach, oraz wiążący wniosek o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej wynikający z art. 67²² § 1 Kodeksu pracy. Wniosek taki może złożyć każda ze stron umowy o pracę i może on mieć postać albo papierową albo elektroniczną. W sytuacji, gdy taki wniosek zostanie złożony, strony umowy powinny ustalić termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Termin taki nie może być dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Jeśli pracodawca i pracownik nie dojdą do porozumienia, to przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy nastąpi w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Czy można wycofać zgodę na pracę zdalną dla grup uprzywilejowanych, np. kobiety w ciąży, czy rodzica dziecka do 4 lat?

W tym przypadku istnieje szczególny przepis, zgodnie z którym pracodawca nie może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków jej wykonywania, chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika (art. 67²² § 1 Kodeksu pracy).

Jak wycofać polecenie pracy zdalnej?

W przypadku polecenia pracy zdalnej, które będzie stosowane wyjątkowo, gdyż tylko w przypadku ogłoszenia stanu nadzwyczajnego czy kolejnej epidemii, jego wycofanie jest możliwe w dwóch sytuacjach – z przyczyn dotyczących pracodawcy i pracownika.

Po pierwsze w przepisach będzie przewidziane uprawnienie pracodawcy do cofnięcia ww. polecenia w każdym czasie z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem pracownika. Co ważne przepis nie wymaga podania w tym zakresie żadnego uzasadnienia. Z drugiej strony jednak pracodawca będzie zobowiązany do niezwłocznego wycofania polecenia pracy zdalnej, jeśli pracownik go poinformuje o zmianie warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiających wykonywanie pracy zdalnej.

Kiedy na skutek dokonanej kontroli może zostać cofnięta zgoda na wykonywanie pracy zdalnej?

W sytuacji, gdy w trakcie kontroli zostaną stwierdzone uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy określonych w informacji BHP dotyczącej pracy zdalnej lub w przestrzeganiu wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. W takich przypadkach pracodawca może zobowiązać pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym przez siebie terminie albo wycofać zgodę na wykonywanie pracy zdalnej. W tym drugim przypadku pracownik rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez pracodawcę.

Łukasz Prasołek

Kiedy i w jakim kształcie wejdą w życie przepisy o pracy zdalnej?

13 stycznia Sejm odrzucił poprawki Senatu dotyczące nowelizacji Kodeksu pracy w zakresie wprowadzenia pracy zdalnej i ostatecznie 16 stycznia ustawa została przekazana do podpisu Prezydenta, który zgodnie z Konstytucją ma 21 dni na podpisanie ustawy.

Kiedy ustawa wejdzie w życie?

Jedna z senackich poprawek dotyczyła wydłużenia vacatio legis do 3 miesięcy, ale ta również nie przeszła, co oznacza, że ostatecznie ustawa wejdzie w życie po upływie 2 miesięcy od ogłoszenia jej w Dzienniku Ustaw. Termin na podpisanie ustawy przez Prezydenta mija w pierwszym tygodniu lutego i w zależności od tego, kiedy realnie dojdzie do podpisania i następnie publikacji ustawy, wejdzie ona w życie albo jeszcze w ostatnich dniach marca albo na początku kwietnia 2023 r.

Jakie skutki będzie pociągało za sobą wejście w życie nowych przepisów jeszcze w marcu?

Taka sytuacja byłaby bardzo niekorzystna dla pracodawców, gdyż już za kilka dni pracy zdalnej w marcu pojawiłby się obowiązek wypłaty świadczeń związanych z pracę zdalną, np. za prąd czy Internet, co byłoby szczególnie trudne, jeśli pracodawca wypłaca wynagrodzenia na koniec miesiąca. Nowe przepisy nie przewidują bowiem żadnych okresów przejściowych i obowiązek wypłacania świadczeń pracownikom związanych z pracą zdalną wchodzi od razu od dnia wejścia w życie ustawy. Zatem w skrajnym przypadku może dojść do sytuacji, że przykładowo praca zdalna wchodzi w życie od 27 marca i w liście płac robionej na dzień 31 marca powinny być już uwzględnione świadczenia związane z pracą zdalną. Dlatego korzystniejszym dla pracodawców jest, by nowe przepisy weszły w życie na początku kwietnia, gdyż wtedy będzie więcej czasu na przygotowanie systemów kadrowo-płacowych do wypłaty nowych świadczeń.

Czy w lepszej sytuacji będą firmy, które stosują dzisiaj telepracę?

Tak, gdyż w ich przypadku jest specjalny przepis przejściowy, który daje pracodawcom 6 miesięcy od dnia wejście w życie ustawy na dostosowanie warunków pracy do nowych wymagań wynikających z ustawy. Zatem takie firmy mogą wdrożyć zmiany jesienią na przełomie września/października w zależności od tego, kiedy wejdą w życie zmienione przepisy.

Jaki będzie ostatecznie wymiar pracy zdalnej okazjonalnej?

Sejm odrzucił także poprawkę Senatu zwiększającą liczbę dni pracy zdalnej okazjonalnej na wniosek pracownika do 30 w roku kalendarzowym, a więc tym samym wyniesie ona 24 dni w roku kalendarzowym. Należy przypomnieć, że przeciwieństwie do pracy zdalnej, za pracę okazjonalną w domu pracownik nie będzie miał prawa do ekwiwalentu czy ryczałtu. Ważne jest też to, że praca zdalna okazjonalna nie wymaga biurokracji, gdyż udzielana jest na wniosek pracownika i nie wymaga zmian w umowie o pracę. Niestety pracodawcy nie mogą samodzielnie podwyższyć limitu pracy zdalnej, gdyż stanowiłoby to działanie sprzeczne z ustawą i obchodzenie obowiązku wypłaty kosztów związanych z jej wykonywaniem.

Komu ostatecznie pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej?

Tu również nie zostały uwzględnione poprawki i pracodawca będzie miał obowiązek uwzględnienia wniosku rodzica dziecka do 4. roku życia o świadczenie obowiązków w formie zdalnej, a nie do 10 roku życia jak postulował Senat. Pracodawca będzie musiał również uwzględnić wniosek pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności, rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności oraz pracownicy w ciąży. Nie uwzględniono również pracowników niepełnosprawnych w tej grupie, a więc osoby opiekujące się niepełnosprawnymi są w grupie uprzywilejowanych pracowników, ale już sami pracownicy niepełnosprawni nie weszli w skład tej grupy pracowników.

Odmowa pracy zdalnej w przypadku złożenie wniosku przez jakąś z osób z grupy pracowników uprzywilejowanych będzie mogła nastąpić tylko w sytuacji, gdy jej wykonywanie nie będzie możliwe ze względu na rodzaj albo organizację pracy.

Łukasz Prasołek

Jakie dodatkowe postanowienia warto wprowadzić do regulaminu pracy zdalnej?

W regulaminie pracy zdalnej nie musi być żadnych regulacji w zakresie czasu pracy, gdyż co do zasady nie różni się on od ogólnych zasad gdyż co do zasady nie różni się on od ogólnych zasad obowiązujących przy pracy stacjonarnej, ale warto te zagadnienia jednak uszczegółowić. Ponadto warto opisać zasady składania wniosków o pracę zdalną okazjonalną, czy też dotyczących innych absencji.

Czy opisywać pracę zdalną okazjonalną?

Zgodnie z uzasadnieniem projektu z pracy zdalnej okazjonalnej może skorzystać także pracownik, który wykonuje pracę zdalną częściową, a więc w regulaminie pracy zdalnej można dodać odpowiedni przepis ustalający zasady postępowania w tym zakresie.

Przepisy pozwalają, aby wniosek o pracę zdalną okazjonalną był składany w postaci papierowej lub elektronicznej, a więc również jest to potencjalne zagadnienie to uregulowania.

Czy regulować kwestie dotyczące czasu pracy?

Co do zasady w regulaminie pracy zdalnej powinien być ujęty tylko przepis określający sposób potwierdzania obecności w pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną, a w pozostałym zakresie stosuje się zasady dotyczące czasu pracy wynikające z regulaminu pracy. Warto jednak o tym przypomnieć pracownikom, aby mieli świadomość, że nie mogą wykonywać pracy popołudniami czy w nocy, tylko zgodnie z obowiązującym ich rozkładem czasu pracy. Jeśli więc w biurze pracują w stałym rozkładzie, w godzinach 8.00 – 16.00 to i zdalnie powinni pracować w takich godzinach. W sytuacji gdy mają ruchomy czas pracy i mogą zaczynać pracę w przedziale np. 7.00 – 10.00, to te zasady dotyczą również pracy zdalnej.

W regulaminie warto również podkreślić, że w trakcie pracy zdalnej przysługują przerwy w pracy wynikające jedynie z Kodeksu pracy i regulaminu pracy i pracownik nie ma prawa robienia dłuższych przerw w pracy.

Czy można wpisać przerwę na lunch tylko w dniach pracy zdalnej?

Część pracodawców rozważa wprowadzenie przerw na lunch niewliczanych do czasu pracy, które wynikają z art. 141 Kodeksu pracy w dniach pracy zdalnej, aby umożliwić pracownikom odebranie dzieci ze szkoły, przedszkola, czy przygotowanie obiadu. Niestety w takim przypadku trzeba będzie zmienić regulaminy pracy, gdyż przerwy te muszą wynikać z regulaminów pracy, w których jest zawarta całościowa regulacja dotycząca rozkładu czasu pracy. Wdrażając pracę zdalną nie można wpisać takiej przerwy w nowych porozumieniach/regulaminach pracy zdalnej.

Czy odnosić się do możliwości elektronicznego składania wniosków przez pracowników?

W przepisach dotyczących pracy zdalnej znajdzie się przepis, z którego będzie wynikało, że w przypadku wykonywania pracy zdalnej wnioski pracownika, dla których przepisy kodeksu lub innych ustaw lub aktów wykonawczych, określających prawa i obowiązki z zakresu prawa pracy, wymagają formy pisemnej, mogą być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej. Warto o tym poinformować pracowników w regulaminie, gdyż ułatwi to obieg dokumentów u pracodawcy i nie będzie wymagało przynoszenia do kadr papierowych wniosków.

Biorąc pod uwagę ponowny autozapis do PPK, który będzie się odbywał wiosną 2023 r., czyli w trackie wdrażania pracy zdalnej, warto w regulaminie zaznaczyć, że powyższy wyjątek nie dotyczy PPK i składane przez pracowników rezygnacje muszą mieć postać pisemną. PPK nie jest bowiem częścią prawa pracy, a prawa ubezpieczeń społecznych, czy jeszcze szerzej zabezpieczenia społecznego.

Jakie inne postanowienia warto zawrzeć w regulaminie pracy zdalnej?

Warto ponadto rozważyć dodanie do regulaminu obowiązków pracownika wykonującego pracę zdalną np. związanych ze stawianiem się w biurze na wezwania przełożonego, także w trakcie dnia pracy, jeśli pojawi się taka potrzeba, czy też związanych z rejestrowaniem faktu wykonywania pracy zdalnej w systemach teleinformatycznych wykorzystywanych u pracodawcy.

Łukasz Prasołek

Jakie zagadnienia muszą być uregulowane w regulaminie pracy zdalnej?

Regulamin lub porozumienie dotyczące pracy zdalnej muszą zawierać przepisy dotyczące 8 zagadnień, z których aż 3 są powiązane z kontrolami pracownika. Poza tym muszą być uregulowane kwestie związane z rozliczaniem kosztów, komunikacją oraz na pograniczu z IT.

Czy regulamin pracy zdalnej dotyczy wszystkich pracowników?

Nie, jednym z pierwszych przepisów w regulaminie powinno być określenie grupy lub grup pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną. W przypadku pozostałych pracowników pozostanie ewentualnie ustawowe uprawnienie do skorzystania z pracy zdalnej okazjonalnej, o ile rodzaj pracy na to będzie pozwalał.

Jakie koszty związane z pracą zdalną musi zwracać pracodawca?

Pracodawca powinien uregulować zasady pokrywania kosztów związanych z organizacją pracy zdalnej, a więc dotyczących instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Ponadto zobowiązany jest pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Możliwe jest oczywiście również pokrycie innych kosztów, które są bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej np. ogrzewania mieszkania w sezonie grzewczym.

Ponadto pracodawca powinien ustalić zasady pokrywania kosztów używania własnych narzędzi czy sprzętu do pracy zdalnej, jeśli jest w organizacji przyzwolenie na korzystanie z własnego sprzętu.

Wszystkie koszty mogą być zryczałtowane, ale wtedy pracodawca powinien określić w regulaminie wysokość ryczałtu, zwracając uwagę na fakt, że jego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.

Jak powinna być potwierdzana obecność w pracy, gdy ktoś ją wykonuje zdalnie?

Ustawodawca przyjął założenie, że zasady potwierdzania obecności wynikające z regulaminu pracy nie będą adekwatne w przypadku pracy zdalnej dlatego uregulował to odrębnie w przepisach o pracy zdalnej, a w zasadzie to regulację pozostawił pracodawcom. W regulaminie pracy zdalnej ma się bowiem znaleźć przepis określający sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną. W tym zakresie mamy szereg możliwości od elektronicznej listy obecności, przez wysłanie maila do przełożonego, a kończąc na zalogowaniu się w jakimś systemie teleinformatycznym, lub elektroniczne kliknięcie w systemie „rozpocznij pracę” i na zakończenie dnia roboczego „zakończ pracę”.

Jak określić zasady porozumiewania się z pracownikiem zdalnym?

Ten punkt regulaminu jest szczególnie ważny ze względu na bieżącą pracę i kontakt osób pracujących w biurze z pracownikiem wykonującym zadania zdalnie. Można przewidzieć, że pracownik ma mieć status dostępny na używanym przez pracodawcę komunikatorze, czy zobowiązać pracownika do regularnego sprawdzania poczty elektronicznej, w tym przykładowo ostatni raz na 15 minut przed zakończeniem dnia pracy. Biorąc pod uwagę problemy z czasu Covid-19 warto uregulować zasady włączania kamerek na spotkaniach, np. na wewnętrznych nie ma obowiązku, ale na spotkaniach z Klientami już tak.

Według mnie w zasadach porozumiewania się warto również wpisać możliwość wezwania pracownika do stawienia się w biurze w określonych okolicznościach oraz przewidzieć stałe spotkania zespołu, odbywane np. raz w miesiącu w ustalonym terminie.

Czy kontrole dokonywane przez pracodawców muszą być dokumentowane?

W regulaminie pracy zdalnej powinny znaleźć się, aż trzy zagadnienia związane z wykonywaniem kontroli przez pracodawcę: kontrole wykonywania pracy, kontrole z zakresu BHP oraz kontrole z zakresu bezpieczeństwa informacji oraz RODO. Na szczęście we wszystkich przypadkach zasady dokonywania takich kontroli może ustalić samodzielnie pracodawca, a więc może również przyjąć brak obowiązku dokumentowania kontroli. W tych przepisach warto jednak wskazać osoby uprawnione do kontroli oraz opisać w ogólny sposób jej przebieg. Nie wykluczone są również kontrole odbywane jedynie on-line za pośrednictwem kamerek, w trakcie których pracownik pokaże swoje stanowisko pracy w czasie rzeczywistym.

Jakie zagadnienia do regulaminu uzgodnić z działem IT?

W tej sferze regulamin powinien opisywać zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych. Ważne są konkretne wskazówki, czy pracownik może sam dokonywać jakiś czynności, czy ma informować o tym dział IT, czy też wszystko się będzie odbywało w tle bez konieczności podjęcia jakichkolwiek działań przez pracownika. Ponadto ważnym rozwiązaniem byłby jakiś helpdesk, czy ustalenie zasad działania w razie awarii komputera, braku internetu itp.

Łukasz Prasołek

Jak wprowadzić regulamin pracy zdalnej?

Praca zdalna będzie wprowadzana w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub zgodnie z zapisami w regulaminie. Postanowienia regulaminu muszą być skonsultowane z przedstawicielami załogi. W sytuacji, gdy u pracodawcy nie działają organizacje związkowe, lub gdy w trybie przyjętym w nowelizacji nie dojdzie do zawarcia porozumienia ze stroną związkową, podstawą wprowadzenia pracy zdalnej jest regulamin.

Czy każdy pracodawca będzie musiał wydać regulamin pracy zdalnej?

Nie, jeśli pracodawca nie chce wprowadzać pracy zdalnej w wyższym wymiarze niż praca zdalna okazjonalna, czyli 24 dni w roku, to w ogóle nie musi wydawać regulaminu dotyczącego pracy zdalnej. Jeśli jednak wymiar pracy zdalnej ma być większy niż 24 dni na rok, to podstawą jej wykonywania będzie porozumienie zawarte ze związkami zawodowymi lub regulamin, z tym że ten drugi jest właściwym rozwiązaniem, gdy u pracodawcy nie działają związki zawodowe. W przypadku firm uzwiązkowionych pracodawca powinien najpierw spróbować negocjować ze wszystkimi organizacjami, w drugiej kolejności z reprezentatywnymi, z których każda zrzesza co najmniej 5% załogi, a dopiero gdy to nie przyniesie skutku będzie możliwe wydanie regulaminu pracy zdalnej.

Jak powinny być prowadzone negocjacje ze związkami zawodowymi?

Ustawodawca wprowadził w przypadku pracy zdalnej specjalny tryb negocjacji, wskazując, że ich początek wyznacza przekazanie stronie związkowej projektu porozumienia dotyczącego pracy zdalnej, opracowanego przez pracodawcę. Następnie negocjacje powinny zakończyć się w terminie 30 dni, a jeśli do tego nie dojdzie to pracodawca będzie miał prawo wydać regulamin pracy zdalnej, w którego treści będzie jednak musiał ująć kwestie dotychczas wynegocjowane.

Jak wprowadzić regulamin pracy zdalnej w firmie, w której nie działają związki zawodowe?

W takim przypadku regulamin pracy zdalnej jest jedynie konsultowany z przedstawicielami załogi, którzy mogą być wybrani w sposób przyjęty tradycyjnie u danego pracodawcy. Może to być w praktyce działająca na stałe rada pracowników lub reprezentacja wybrana ad hoc na potrzeby wdrożenia regulaminu pracy zdalnej.

Jakie są zasady ogłaszania regulaminu pracy zdalnej?

Przepisy nowelizacji nie przewidują wymogu ogłoszenia regulaminu na 14 dni przed jego wejściem w życie, tak jak to jest w przypadku regulaminów pracy czy wynagradzania. Zatem w treści regulaminu powinna zostać ustalona data jego wejścia w życie. Co ciekawe, nie ma również w przepisach wymogu indywidualnego potwierdzenia przez pracownika zapoznania się z regulaminem, a więc może on zostać ogłoszony w intranecie, czy w inny sposób przyjęty u pracodawcy.

Czy warto regulamin pracy zdalnej połączyć z procedurą ochrony danych osobowych i informacją dotyczącą bhp przy pracy zdalnej?

Jeśli u pracodawcy nie działają organizacje związkowe, z którymi trzeba uzgadniać porozumienie w sprawie pracy zdalnej, to warto połączyć te 3 tematy i wydać jeden szeroki dokument regulujący kompleksowo zagadnienia pracy zdalnej. Dzięki temu będzie łatwiej zapoznać pracowników z nowymi regulacjami, a działy kadr będą miały mniej dokumentów do wpięcia do akt osobowych. Jeśli jednak u pracodawcy działają związki zawodowe, z którymi współpraca nie jest najłatwiejsza, to nie warto łączyć tych dokumentów, gdyż procedura ochrony danych osobowych i informacja dotycząca bhp przy pracy zdalnej nie muszą być w ogóle negocjowane ze związkami, a więc pracodawca może je wydać samodzielnie.

Łukasz Prasołek