Autor: Olga Kochanowska

Zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy od 1 stycznia 2026 r. pracownicy sfery budżetowej mogą mieć doliczone do stażu pracy okresy zatrudnienia innego niż stosunek pracy – np. okresy prowadzenia działalności gospodarczej czy wykonywania umowy zlecenia. Pracownicy jednostek sektora finansów publicznych nabywają prawo do nagrody jubileuszowej w dniu upływu okresu uprawniającego do otrzymania takiej nagrody.

W dniu 4 lutego 2026 r. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zajęło stanowisko w sprawie nagród jubileuszowych. Przypadek dotyczył sytuacji pracownika samorządowego, którego staż pracy do grudnia 2025 r. wynosił 32 lata, a na początku 2026 roku, po doliczeniu nowych okresów zaliczanych do stażu – 41 lat. Eksperci byli podzieleni w spawie przyznania nagrody jubileuszowej pracownikowi. Różnica zdań dotyczyła kwestii, czy ma on otrzymać jubileuszówkę na początku 2026 roku za 40 lat pracy, czy dopiero za 4 lata nagrodę za 45 lat pracy.

Stanowisko w tej sprawie wydał resort MRPiPS. Zdaniem resortu nagrodę za 40 lat należy zapłacić już teraz, a po kilku latach – także za 45 lat. Nowe przepisy objęły jednostki publiczne od 1 stycznia 2026 r., a więc w tym dniu pracownik uzyskał wyższy staż pracy i powinien nagrodę jubileuszową otrzymać.

“Pracownikowi samorządowemu, który w dniu wejścia w życie przepisów, o których mowa w ust. 9, ma okres zatrudnienia, wraz z innymi okresami wliczanymi do tego okresu, dłuższy niż wymagany do nagrody jubileuszowej danego stopnia, a w ciągu 12 miesięcy od tego dnia upłynie okres uprawniający go do nabycia nagrody jubileuszowej wyższego stopnia, nagrodę niższą wypłaca się w pełnej wysokości, a w dniu nabycia prawa do nagrody wyższej – różnicę między kwotą nagrody wyższej a kwotą nagrody niższej (ust. 10).“

Zasada wypłaty tylko jednej nagrody – najwyższej

W sytuacji, gdy po doliczeniu stażu występuje prawo do dwóch nagród – płacimy najwyższą.

W przypadku np. pracowników samorządowych, jeżeli 1 stycznia 2026 r. upłynął okres uprawniający pracownika do dwóch lub więcej nagród jubileuszowych, wypłaca mu się tylko jedną nagrodę – najwyższą. Z kolei pracownikowi, który 1 stycznia 2026 r. miał okres zatrudnienia, wraz z innymi okresami wliczanymi do tego okresu, dłuższy niż wymagany do nagrody jubileuszowej danego stopnia, a w ciągu 12 miesięcy od tego dnia upłynie okres uprawniający go do nabycia nagrody jubileuszowej wyższego stopnia, nagrodę niższą wypłaca się w pełnej wysokości. Różnicę między kwotą nagrody wyższej a kwotą nagrody niższej wypłaca się w dniu nabycia prawa do nagrody wyższej.

Zmiana stanowiska ZUS w sprawie okresu zasiłkowego

Pracownik który jest niezdolny do pracy z powodu choroby otrzymuje wynagrodzenie chorobowe (odpowiednio do 33 lub 14 dni w ciągu roku kalendarzowego) i zasiłek chorobowy (odpowiednio od 34. lub 15. dnia).

W niektórych przypadkach zdarza się, że pracownik po przepracowaniu kilku godzin bądź też całego dnia udaje się na wizytę lekarską, gdzie otrzymuje zwolnienie lekarskie z tytułu niezdolności do pracy z powodu choroby rozpoczynające się od tego dnia, w którym odbyła się wizyta. W stanowiskach z 2019 roku (z dnia 30 października 2019 r. oraz z dnia 6 listopada 2019 ) Zakład Ubezpieczeń Społecznych wskazał, że pierwszy dzień niezdolności do pracy nie powinien być wliczany do okresu zasiłkowego, gdy pracownik za ten dzień nie otrzymał świadczenia chorobowego ze względu na przepracowanie pełnej dniówki roboczej.

Jednak w grudniu 2025 roku nastąpiła zmiana stanowiska Zakładu, gdyż w wydanym 9 grudnia 2025 roku stanowisku  ZUS wskazał, że: “(…) Niezależnie od tego czy pracownik otrzymał wynagrodzenie za pracę za cały przepracowany dzień czy za część dnia, za który następnie miał orzeczoną niezdolność do pracy z powodu choroby, dzień ten wlicza się do okresu zasiłkowego.”

Karty lunchowe a składki ZUS – nowe interpretacje

ZUS wydał też w grudniu 2025 roku istotną z punktu widzenia przedsiębiorców interpretację dotyczącą kart lunchowych i zwolnienia ich z oskładkowania.

Zgodnie z par. 2 ust. 1 pkt 11 Rozporządzenia Ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r.w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawy wymiaru składek nie stanowi wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł.

Wymogiem ZUS jest też zapewnienie przez przedsiębiorcę narzędzia służącego do weryfikacji prawidłowości wydatkowania środków, którymi są one zasilane. W interpretacji indywidualnej z 2 grudnia 2025 r., nr DI/100000 /43/1019/2025 Zakład potwierdził, że takim narzędziem może być specjalna aplikacja, do której pracownicy mają obowiązek wgrywania paragonów potwierdzających zakup przy użyciu karty lunchowej.  Zapewnia to pracodawcy realną możliwość kontroli i weryfikacji prawidłowości korzystania z kart lunchowych, co jest podstawą do zastosowania zwolnienia składkowego.

Natomiast w wydanej w dniu 5 grudnia 2025 r. interpretacji indywidualnej nr DI/200000 /43/1218/2025 ZUS potwierdził, że zastosowanie technicznych zabezpieczeń, które uniemożliwiają dokonywanie płatności w placówkach innych niż gastronomiczne również może być podstawą do zastosowania zwolnienia przewidzianego w par. 2 ust. 1 pkt 11 ww. rozporządzenia.

17 lutego 2026 roku weszło w życie Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym (Dz.U. z 2026 r., poz. 170). Rozporządzenie wprowadza nowe stawki dla mediatorów, podnosząc ich stawki wynagrodzenia oraz limity wydatków mediatorów w zależności od wartości przedmiotu sporu.

Nowe stawki mediatorów:

• w sprawach o prawa majątkowe o wartości przedmiotu sporu do 200 000 złotych wynagrodzenie mediatora wynosi 2% wartości przedmiotu sporu, z minimalną stawką 300 złotych i maksymalną 4 000 złotych za całość postępowania mediacyjnego;
• w sprawach o prawa majątkowe o wartości przedmiotu sporu powyżej 200 000 złotych wynagrodzenie mediatora wynosi 4 000 złotych oraz 1% od nadwyżki ponad 200 000 złotych, nie więcej jednak niż 8 000 złotych za całość postępowania mediacyjnego;
• w przypadku gdy wartości przedmiotu sporu nie da się ustalić oraz w sprawach o prawa niemajątkowe wynagrodzenie mediatora za prowadzenie postępowania mediacyjnego wynosi 300 złotych za pierwsze posiedzenie, a za każde kolejne – 200 złotych. Łączne wynagrodzenie za całość postępowania mediacyjnego nie może przekroczyć 900 złotych.

Dodatkowo podwyższono limity niezbędnych wydatków podlegających zwrotowi. W przypadku wydatków takich jak wynajem pomieszczenia limit zwrotu został podniesiony z 70 złotych do 110 złotych, natomiast zwrot wydatków na korespondencję – z 30 złotych do 50 złotych.

Zmiany te oznaczają zwiększenie kosztów prowadzenia działalności gospodarczej przez przedsiębiorców.

Wyższe stawki za kopie dokumentacji osobowej i płacowej

Od 21 lutego 2026 r., zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 3 lutego 2026 r. w sprawie maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz.U. z 2026 r., poz. 138), obowiązują nowe maksymalne stawki opłat za sporządzanie kopii lub odpisów dokumentów z archiwów akt pracowniczych.

Nowe maksymalne opłaty (z VAT) to:

• kopia świadectwa pracy – do 30 zł,
• kopia innego dokumentu – do 7 zł,
• odpis świadectwa pracy – do 61 zł,
• odpis innego dokumentu – do 14 zł.

Nowe stawki zaczęły obowiązywać od 21 lutego, ale osoby, które złożyły wnioski przed tą datą, zapłacą za kopie i odpisy według wcześniej obowiązujących stawek.

W Dzienniku Ustaw zostało opublikowane Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 16 lutego 2026 r. w sprawie przypadków, w których nie stosuje się art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Akty prawny wejdzie w życie z dniem 10 marca 2026 roku.

Zezwolenie na pracę dla cudzoziemca mimo ograniczeń

Zgodnie z ww. artykułem, minister właściwy do spraw pracy jest zobowiązany do wydania rozporządzenia określającego przypadki, w których możliwe będzie wydanie zezwolenia na pracę cudzoziemcowi, nawet jeżeli zawód wskazany we wniosku o wydanie zezwolenia na pracę znajduje się na liście zawodów, dla których w danym powiecie nie wydaje się zezwoleń na pracę.

Przy wydawaniu rozporządzenia należy uwzględnić zobowiązania wynikające z umów międzynarodowych wiążących Rzeczpospolitą Polską.

Szczególne uprawnienia dla Obywateli Turcji

Obywatele Turcji mają szczególne uprawnienie do wykonywania pracy na terytorium państw członkowskich (w tym także Polski), a państwa członkowskie mają zakaz wprowadzania nowych lub bardziej restrykcyjnych ograniczeń, których celem lub skutkiem byłoby ograniczenie korzystania przez obywatela tureckiego ze swobody przepływu pracowników niż te, które obowiązywały w chwili wejścia w życie decyzji nr 1/80 w stosunku do danego państwa członkowskiego. Wynika to z umowy międzynarodowej pomiędzy Polską a Turcją – decyzja nr 1/80 Rady Stowarzyszenia Republiki Tureckiej i EWG z dnia 19 września 1980 r. w sprawie rozwoju Stowarzyszenia, na podstawie Układu ustanawiającego stowarzyszenie między Europejską Wspólnotą Gospodarczą a Turcją, podpisanego w Ankarze dnia 12 września 1963 r.

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 20.01.2026 r. potwierdził, że numer telefonu może zostać uznany za daną osobową.

Stan faktyczny sprawy

Sprawa dotyczyła kobiety zatrudnionej u przedsiębiorcy prowadzącego dom weselny, która podczas wykonywania obowiązków służbowych korzystała ze swojego prywatnego telefonu komórkowego oraz wyraziła zgodę na udostępnienie jego numeru na potrzeby prowadzenia restauracji i kontaktu z klientami. Numer został zamieszczony na stronie internetowej domu weselnego i restauracji, a także na ich portalach społecznościowych. Po ustaniu stosunku pracy, kobieta cofnęła zgodę na przetwarzanie jej numeru telefonu, zwracając się do byłego pracodawcy o usunięcie go ze wszystkich baz, portali społecznościowych oraz stron internetowych prowadzonych przez przedsiębiorcę. Przedsiębiorca numeru nie usunął, tłumacząc, że strona, na której widnieje informacja, prowadzona jest przez jego brata, z którym pozostaje w konflikcie. Usunął tylko numer ze swojego portalu społecznościowego, do którego miał dostęp.

Postępowanie przed Urzędem Ochrony Danych Osobowych

W tej sytuacji była pracownica zwróciła się do prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, który uznał, że były pracodawca kobiety, jako administrator danych osobowych, odpowiada za zgodność przetwarzania tych danych z przepisami prawa, nawet jeśli nie miał bezpośredniego dostępu do wszystkich stron internetowych, na których dane były opublikowane.

Prezes UODO nakazał przedsiębiorcy usunięcie prywatnego numeru telefonu byłej pracowniczki ze wszystkich stron internetowych związanych z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.

Rozstrzygnięcie sądów administracyjnych i ich zakończenie

Wojewódzki Sąd Administracyjny i Naczelny Sąd Administracyjny podtrzymały decyzję prezesa UODO, podkreślając, że numer telefonu, jeśli odnosi się do konkretnej osoby, stanowi daną osobową w rozumieniu RODO, niezależnie od użycia imienia i nazwiska. Według Sądów odpowiedzialność za przetwarzanie danych osobowych spoczywa na przedsiębiorcy i ani spór właściciela firmy z jego bratem, ani trudności techniczne z usunięciem danych nie mają znaczenia dla oceny prawnej.

Naczelny Sąd Administracyjny 20 stycznia 2026 r. (sygn. akt III OSK 2256/24) oddalił skargę kasacyjną byłego pracodawcy, kończąc sprawę na korzyść byłej pracowniczki.

Wzory dokumentów przygotowane przez ministerstwo

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotowało następujące wzory :

• wzór upoważnienia do przeprowadzenia kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy
• wzór protokołu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy

Elementy wzoru upoważnienia do kontroli

Wzór upoważnienia do przeprowadzenia kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy zawiera elementy określone w art. 68b ust. 3 ustawy zasiłkowej, tj.:

• wskazanie podstawy prawnej do przeprowadzenia kontroli;
• oznaczenie jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych albo płatnika składek;
• datę i miejsce wystawienia upoważnienia;
• imię i nazwisko kontrolującego wraz z podaniem: a) numeru legitymacji służbowej – w przypadku kontroli dokonywanej przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, b) numeru legitymacji pracowniczej lub dokumentu tożsamości i daty wydania tego dokumentu – w przypadku kontroli dokonywanej przez płatnika składek;
• wskazanie zakresu kontroli;
• podpis osoby udzielającej upoważnienia.

Zakres i przebieg kontroli zwolnień lekarskich

Zgodnie z nowym art. 68a ust. 1 ustawy zasiłkowej, kontrola będzie obejmowała zwolnienia z powodu niezdolności do pracy, za które przysługuje zasiłek chorobowy, świadczenie rehabilitacyjne albo wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, o którym mowa w art. 92 ustawy – Kodeks pracy, oraz zwolnienia z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki, za które przysługuje zasiłek opiekuńczy. Kontrola będzie polegać na ustaleniu, czy osoba kontrolowana nie podejmuje działań określonych w art. 17 ust. 1 (tj. czy ubezpieczony nie wykonuje w okresie orzeczonej niezdolności do pracy pracę zarobkową lub wykorzystuje zwolnienie od pracy w sposób niezgodny z celem tego zwolnienia), a w przypadku zasiłku opiekuńczego również na ustaleniu, czy poza ubezpieczonym nie ma innych członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, mogących zapewnić opiekę, chyba że dotyczy to sprawowania opieki nad chorym dzieckiem w wieku do 2 lat. Kontrola będzie dokonywana w miarę potrzeb, bez ustalania z góry stałych jej terminów, a nasilana szczególnie w okresach, w których występuje zwiększona absencja z powodu choroby lub sprawowania opieki (ust. 2 i 3).

Wejście w życie nowych przepisów

Rozporządzenie ma wejść w życie 13 kwietnia 2026 r., wtedy też zaczną obowiązywać przepisy nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych dotyczące kwestii związanych z podejmowaniem przez świadczeniobiorców określonych czynności w czasie przebywania na zwolnieniu lekarskim.