Autor: Olga Kochanowska

Spokojnych, rodzinnych i szczęśliwych świąt Bożego Narodzenia życzy cały zespół Praktycznych Szkoleń!

Wracamy z nowymi siłami 7 stycznia!

W trakcie grudniowych posiedzeń zarówno Sejm jak i Senat pracowały nad ustawami wprowadzającymi nowelizacje przepisów. Senat przyjął w dniu 19 grudnia 2026 r. bez poprawek Ustawę o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, która oprócz powiązania terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop z terminem wypłaty wynagrodzenia za pracę  rozszerza też możliwość elektronicznego załatwiania spraw między pracownikiem a pracodawcą.

Pracownik będzie mógł więc między innymi złożyć elektronicznie do pracodawcy wniosek o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych czy też o urlop bezpłatny.

Ustawa trafi teraz do podpisu Prezydenta.

Zasiłek chorobowy – nowe warunki

Dzień wcześniej, 18 grudnia br. Sejm przyjął wszystkie pięć poprawek Senatu do Ustawy o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw. Cztery z poprawek miały charakter legislacyjno-redakcyjny, a ostatnia dotyczyła liczby lekarzy orzekających w drugiej instancji – w sprawach szczególnie skomplikowanych główny lekarz orzecznik albo jego zastępca będzie mógł skierować sprawę do ponownego rozpatrzenia przez orzekających łącznie trzech lekarzy orzeczników.

Utrata prawa do zasiłku chorobowego – nowe przesłanki

Nowelizacje przepisów określają też warunki, w których można stracić zasiłek chorobowy – stracić go będą mogły osoby, które podczas zwolnienia wykonują pracę zarobkową lub podejmują aktywność niezgodną z celem zwolnienia (z wyjątkiem drobnych czynności, np. zakupów) czy działania przedłużające chorobę (np. forsowny wyjazd podczas rekonwalescencji).

Przepisy ustawy wprowadzają także możliwość korzystania ze zwolnienia w jednym miejscu, a pracowania w drugim, o ile warunki pracy na to pozwalają.

Wnioski o pobyt przez system MOS i karty pobytu dla obywateli Ukrainy

Ustawa z 21.11.2025 r. o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw, która została 12 grudnia 2025 roku podpisana przez Prezydenta została opublikowana w dniu 22 grudnia 2025 r. w Dzienniku Ustaw. Celem ustawy jest wprowadzenie rozwiązań prawnych umożliwiających złożenie wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt za pośrednictwem systemu teleinformatycznego MOS. Ustawa umożliwia też uzyskanie przez obywateli Ukrainy posiadających PESEL UKR karty pobytu ważnej przez 3 lata.
 

Dyrektor Krajowej Administracji Skarbowej wydał w dniu 12 listopada 2025 roku interpretację indywidualną (sygn. 0115-KDIT2.4011.514.2025.1.MM) w której potwierdził, że firma, która byłemu pracownikowi przekazuje jedynie bon podarunkowy, nie musi z tego tytułu odprowadzać zaliczki na PIT.

Stan faktyczny przedstawiony we wniosku o interpretację

Przedsiębiorca, który wystąpił o wydanie interpretacji przekazywał zarówno obecnym jak i byłym pracownikom karty podarunkowe jako uznaniowy składnik wynagrodzenia. Przekazywanie kart nie było wpisane ani do regulaminu wynagrodzenia ani do umów o pracę.

Wątpliwości podatnika dotyczące bonów podarunkowych i PIT

Przedsiębiorca chciał się dowiedzieć, czy przekazanie byłym pracownikom bonów podarunkowych stanowi przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, i czy w związku z tym ma on obowiązek pobrania i odprowadzenia zaliczki na PIT w sytuacji, gdy przekazuje pracownikowi wyłącznie świadczenie niepieniężne. dodatkowe pytanie brzmiało, czy były pracodawca jest zobowiązany do wykazania w informacji PIT-11 wartości składek na ubezpieczenie społeczne, które opłacił z własnych środków?

Bony podarunkowe jako przychód ze stosunku pracy

Przepis art. 12 ust. 1 ustawy o PIT stanowi, że za przychody ze stosunku pracy uznaje się wszelkiego rodzaju wypłaty, wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Są to więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące powstaniem przysporzenia majątkowego u podatnika.

Stanowisko Dyrektora KIS – brak obowiązku poboru zaliczki na PIT

Dyrektor KIS w wydanej interpretacji wskazał, że przekazanie bonów podarunkowych byłym pracownikom stanowi przychód ze stosunku pracy. Były pracodawca nie ma obowiązku pobrania zaliczki na podatek dochodowy od wartości bonów podarunkowych, w sytuacji, gdy w danym miesiącu, oprócz przekazania świadczenia niepieniężnego nie przekaże on byłemu pracownikowi żadnego innego świadczenia, z którego mógłby dokonać poboru tej zaliczki. Dochód uzyskany z tytułu przekazania byłemu pracownikowi w danym roku karty podarunkowej należy wykazać w PIT-11. Obowiązek rozliczenia podatku przechodzi byłego pracownika, a pracodawca ma jedynie obowiązek informacyjny ograniczający się do prawidłowego wykazania wartości świadczenia w informacji PIT-11.

Obowiązki informacyjne pracodawcy – PIT-11

Zapłata składek na ubezpieczenie społeczne przez byłego pracodawcę nie stanowi przychodu podatkowego dla pracownika, ponieważ pracownik nie dysponuje tymi środkami, nie musi być więc wykazywana w PIT-11.

W dniu 13 grudnia 2025 r. weszła w życie ustawa z dnia 5 listopada 2025 r. o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych (Dz.U. z 2025 r., poz 1661), zmieniająca zasady zawierania i ewidencjowania układów zbiorowych pracy.

Zakres i cele nowych przepisów dotyczących układów zbiorowych pracy

Nowe przepisy wprowadzają między innymi uproszczenie procedury zawierania i ewidencjonowania układów, przewidują także możliwość skorzystania ze wsparcia mediatorki lub mediatora w rokowaniach oraz pozwalają regulować m.in. kwestie godzenia życia zawodowego i prywatnego, równości płci, procedur antymobbingowych czy wykorzystywania nowych technologii, w tym sztucznej inteligencji.

Krajowa Ewidencja Układów Zbiorowych Pracy (KEUZP) – nowe zasady ewidencji

Jedną z wielu zmian jest rezygnacja z pisemnej procedury rejestracji układów na rzecz elektronicznej ewidencji, tzn. zgłaszania określonych informacji drogą elektroniczną. W tym celu uruchomiona zostanie Krajowa Ewidencja Układów Zbiorowych Pracy, czyli centralny system teleinformatyczny służący do gromadzenia informacji o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych.

Przepisy przejściowe – jakie układy podlegają zgłoszeniu

Ustawodawca przewidział również przepisy przejściowe. I tak w okresie przejściowym zgłoszeniu podlegają tylko nowe układy zbiorowe pracy, nowe protokoły dodatkowe oraz nowe porozumienia zbiorowe. Układy i protokoły zarejestrowane przed wejściem w życie ustawy nie wymagają ponownego zgłoszenia.

Zgłaszanie układów przed uruchomieniem KEUZP – obowiązki pracodawców i partnerów społecznych

Do czasu utworzenia i uruchomienia KEUZP obowiązek zgłaszania informacji jest realizowany przez przekazanie do ministra właściwego do spraw pracy drogą elektroniczną zgłoszenia zawierającego wymagane informacje wraz z cyfrowym odwzorowaniem treści układu zbiorowego pracy, porozumienia zbiorowego lub protokołów dodatkowych. Zgłoszenie należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym.

Projekt ustawy o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości został wpisany 16 grudnia br. do wykazu projektów Rządowego Centrum Legislacji (nr z wykazu UC127).

Cel ustawy i wdrożenie dyrektywy UE 2023/970

Celem projektu jest wdrożenie dyrektywy UE 2023/970 w sprawie przejrzystości wynagrodzeń, która ma wzmocnić stosowanie w praktyce i egzekwowanie obowiązującej zasady równego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za równą pracę oraz wyeliminowanie dyskryminacji płacowej ze względu na płeć. Ustawa nakłada też na pracodawców szereg obowiązków, miedzy innymi raportowanie luki płacowej czy wartościowanie stanowisk.

Zakres regulacji przewidzianych w ustawie

Ustawa ma za zadanie określić:

• zasady i tryb dokonywania oceny wartości pracy;
• zasady i tryb tworzenia struktur wynagrodzeń;
• środki w zakresie przejrzystości wynagrodzeń;
• zasady i tryb monitorowania realizacji przez pracodawców zasady równego wynagradzania;
• zadania organów przewidzianych w niniejszej ustawie;
• środki ochrony prawnej.

Nowe obowiązki pracodawców

Nowym obowiązkiem pracodawców będzie wartościowanie stanowisk, czyli określenia kryteriów służących ustaleniu wynagrodzeń pracowników, poziomów wynagrodzeń i wzrostu wynagrodzeń w sposób obiektywny oraz neutralny pod względem płci, a także w sposób wykluczający wszelką bezpośrednią lub pośrednią dyskryminację  ze względu na płeć. Dostęp do tych informacji musi być zapewniony pracownikom. Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników będzie musiał udostępnić informacje o kryteriach wzrostu wynagrodzeń na wniosek pracownika w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.

Raportowanie luki płacowej

Nowym obowiązkiem, który wprowadzi ustawa będzie konieczność sporządzenia sprawozdania dotyczącego luki płacowej pomiędzy pracownikami płci męskiej i żeńskiej. Obowiązek ten będzie dotyczył pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników. Dla pracodawców zatrudniających mniej niż 100 pracowników sporządzenie sprawozdania nie będzie obligatoryjne. Sprawozdanie będzie przekazywane do organu monitorującego w terminie:

• co trzy lata do 31 marca danego roku kalendarzowego dla pracodawców zatrudniających co najmniej 100 osób
• co roku do 31 marca danego roku kalendarzowego dla pracodawców zatrudniających co najmniej 250 osób

Sankcje za naruszenie przepisów

Pracodawcy, którzy nie będą realizowali obowiązków wynikających z ustawy mogą liczyć się z grzywną w wysokości od 3000 do 50 000 złotych.

Ustawa ma wejść w życie z dniem 7 czerwca 2026 r.

W wydanym w dniu 25 września 2025 roku stanowisku Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej odpowiedziało na pytanie, czy można zobowiązać pracownika, aby miał telefon służbowy na urlopie oraz odbierał służbowe połączenia w czasie urlopu?

Argumenty za obowiązkiem posiadania telefonu służbowego

Zwolennicy obowiązku posiadania przez pracownika telefonu służbowego na urlopie wskazują, że pracodawca powinien mieć możliwość kontaktu z pracownikiem chociażby po to, by mógł w razie pilnej potrzeby odwołać go z urlopu. Prawo takie daje pracodawcy Kodeks pracy – art. 167 § 1, który stanowi, że pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.

Stanowisko MRPiPS – zasada odpoczynku pracownika

Ministerstwo Pracy nie do końca zgadza się z powyższym zdaniem i wskazuje, że zasadniczo nie można zobowiązywać pracownika by miał on ze sobą telefon służbowy na urlopie lub by odbierał połączenia służbowe od pracodawcy. Celem urlopu wypoczynkowego jest szeroko rozumiana regeneracja sił fizycznych i psychicznych pracownika, a o to trudniej ze świadomością, że w każdej chwili może zadzwonić służbowy telefon.

Wyjątkowi od zasady – pracownicy kluczowi

Ministerstwo wskazuje jednak, że od tej zasady mogą obowiązywać pewne wyjątki, na przykład wobec pracowników pełniących funkcje zarządzające w zakładzie pracy, lub pracowników do których obowiązków należy np. usuwanie awarii. Tacy pracownicy mogą zostać zobowiązani do posiadania i odbierania telefonu służbowego w trakcie urlopu, jednak obowiązek taki powinien zostać wpisany przez pracodawcę do prawa wewnątrzzakładowego lub do umowy danego pracownika.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zapowiedziało zmiany w zakresie zasiłków opiekuńczych, a konkretnie Ministerstwo zapowiedziało wydłużenie zasiłku opiekuńczego w przypadkach sprawowania osobistej opieki nad osobą przewlekle chorą, co między innymi dotyczy dzieci chorych onkologicznie. Odpowiedź taka padła w związku z interpelacją poselską nr 12838 w sprawie potrzeby wydłużenia okresu wypłacania zasiłku opiekuńczego rodzicom dzieci chorujących onkologicznie i genetycznie.

Limity zasiłku w zależności od wieku i stanu zdrowia dziecka

W obecnym stanie prawnym zasiłek opiekuńczy przysługuje osobie ubezpieczonej, zwolnionej z wykonywania pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki, jednak nie dłużej niż:

• 60 dni w roku kalendarzowym, jeżeli opieka sprawowana jest nad dziećmi do 8. roku życia w przypadkach określonych ustawą lub nad chorym dzieckiem do 14. roku życia, w tym także nad dzieckiem z niepełnosprawnością w tym wieku;
• 30 dni w roku kalendarzowym, jeśli opieka sprawowana jest nad: chorym dzieckiem z niepełnosprawnością, które ukończyło 14. rok życia, ale nie ukończyło 18 lat albo dzieckiem z niepełnosprawnością, które ukończyło 8. rok życia, ale nie ukończyło 18 lat w przypadkach ściśle określonych w ustawie;
• 14 dni w roku kalendarzowym, jeżeli opieka sprawowana jest nad chorym dzieckiem w wieku powyżej 14. roku życia lub nad innym chorym członkiem rodziny.

Problemy związane z obecnymi przepisami

Oznacza to, że również rodzice dzieci z najcięższymi chorobami są traktowani na gruncie przepisów w taki sam sposób, i łączny okres wypłaty zasiłku opiekuńczego nie może przekroczyć 60 dni w roku kalendarzowym. Okres ten nie zależy od liczby osób uprawnionych do zasiłku, liczby dzieci lub członków rodziny, którzy wymagają opieki. W przypadku niektórych chorób okres ten jest zbyt krótki w stosunku do realnych potrzeb, i stąd zapowiedź Ministerstwa o planowanych pracach których efektem ma być wydłużenie zasiłku opiekuńczego.

Zgodnie z wchodzącymi w życie 24 grudnia 2025 roku przepisami w ogłoszeniach o naborze będzie trzeba stosować neutralne nazwy stanowisk. W publikowanych ogłoszeniach nazwa stanowiska będzie musiała mieć więc formę męską i żeńską (feminatyw) albo neutralną płciowo.

Wynagrodzenie w ofertach pracy

Nowelizacja kodeksu pracy (Ustawa z dnia 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy, Dz.U. z 2025 r., poz 807) dotyczy procesu rekrutacji i zobowiązuje pracodawców do prezentowania w publikowanych ofertach zatrudnienia lub na dalszym etapie rekrutacji (przed rozmową kwalifikacyjną lub przed nawiązaniem stosunku pracy) proponowanego wynagrodzenia, które będzie przypisane do danego stanowiska pracy.

Neutralne nazwy stanowisk w dokumentach wewnętrznych

Odnośnie feminatywów i neutralnych nazw stanowisk w ogłoszeniach pojawiło się pytanie, czy także w dokumentach wewnętrznych i komunikacji wewnątrzfirmowej konieczne będą zmiany nazw stanowisk i neutralne nazwy stanowisk. Odpowiedzi na to pytanie udzieliło Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z dnia 2 grudnia 2025 r. Resort wskazał, że “zakres stosowania nazw neutralnych płciowo w innych obszarach funkcjonowania zakładu pracy, w tym w dokumentach wewnętrznych oraz komunikacji bieżącej, pozostaje poza bezpośrednią regulacją ustawy. Ewentualne dostosowania mogą być przedmiotem wewnętrznych decyzji pracodawców.”

Główny Inspektorat Pracy opublikował na swojej stronie internetowej “listę samokontroli”. Lista kontrolna PIP zawiera 42 pytania, a odpowiedź na nie ma pomóc w podjęciu decyzji, czy w danej sytuacji powinna zostać zawarta umowa cywilnoprawna czy umowa o pracę. Z listy kontrolnej mogą korzystać zarówno przedsiębiorcy jak i osoby na umowach cywilnoprawnych czy umowach B2B. Odpowiadając na szczegółowe pytania będą mogli sprawdzić, ile cech etatu jest w danej umowie.

Zmiany w przepisach a przekształcenie umów

Przygotowana lista kontrolna PIP jest odpowiedzią na pytania reprezentantów pracodawców, które pojawiły się w związku z planowanymi zmianami w przepisach. Zgodnie bowiem z projektem ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (numer z wykazu prac na stronie Rządowego Centrum Legislacji to UD283) inspektorom pracy ma być nadane nowe uprawnienie do przekształcania umów cywilnoprawnych w umowę o pracę w drodze decyzji administracyjnej.

Przykładowe pytania z listy kontrolnej

Pytania, które znalazły się na liście to między innymi:

• Czy strony umowy dobrowolnie zobowiązały się do wzajemnych świadczeń?
• Czy umowę cywilnoprawną zaproponował przedsiębiorca?
• Czy pracobiorca odrzucił propozycję umowy o pracę?
• Czy pracobiorca ma wyznaczony zakres obowiązków (pisemny lub ustny)?
• Czy pracobiorca zajmuje określone stanowisko (funkcję) w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa?
• Czy pracobiorca otrzymuje bieżące polecenia i uwagi co do zakresu powierzonej pracy?
• Czy wynagrodzenie pracobiorcy zależy od liczby przepracowanych godzin?
• Czy pracobiorcy przysługują premie jak osobom zatrudnionym na umowie o pracę?
• Czy wobec pracobiorcy mają zastosowanie kary finansowe?
• Czy wynagrodzenie jest wypłacane pracobiorcy w stałym terminie?
• Czy pracobiorca ma obowiązek zgłosić przewidywaną nieobecność w pracy z wyprzedzeniem i uzyskać zgodę przedsiębiorcy?
• Czy środki służące wykonaniu pracy przez pracobiorcę jak: towar, półprodukty, narzędzia, maszyny, pojazdy należą do przedsiębiorcy?
• Czy pracobiorca jest obowiązany stosować środki ochrony indywidualnej i ochrony zbiorowej jak pracownik?

Kształt listy kontrolnej oraz brzmienie pytań jest konsultowane z przedstawicielami organizacji pracodawców i związków zawodowych zasiadających w Radzie Dialogu Społecznego. Mają oni czas na odniesienie się do listy kontrolnej PIP do 4 grudnia br.